هر سازمانی در قالب الکترونیکی و یا مستندات کاغذی داری یک سری «داده‌های پردازش شده» می‌باشد که به آن اطلاعات گفته می‌شود. به عبارتی اطلاعات، داده‌های خلاصه شده هستند که طبقه‌بندی، ذخیره، آنالیز و سازماندهی شده‌اند تا بتوانند معنی‌دار شوند. اطلاعات برای سازمان‌ها یک منبع استراتژیک و یکی از رکن‌های اصلی سازمان می‌باشد. به همین دلیل سازمان‌ها نیاز دارند که اطلاعات خود را مدیریت کنند.
بنابر تعریف Wilson (1989) مدیریت اطلاعات سازمان‌ها یا EIS (Enterprise information management) عبارت است از توانایی کل سازمان در مورد ایجاد، حفظ، بازیابی و قابل دسترس ساخت سریع اطلاعات صحیح، در مکان مناسب، از منابع درست و در دست افراد شایسته با کمترین هزینه، با بهترین رسانه‌ها برای به کارگیری در تصمیمات سازمان تعریف شده است.
مسئله اساسی در مدیریت اطلاعات سازمان، کنترل اطلاعات یک سازمان است که تکنولوژی اطلاعات مدرن را به کار می‌برند. از همین روی کار مدیریت اطلاعات سازمان از یک سو آسان کردن امور اجرایی سازمان و ارائه داده‌های صحیح برای تصمیم‌گیری و اقدام‌های بهینه توسط مدیران سازمان است طی عملیات روزانه که به دسترسی به دانش نیاز دارد.
مدیریت اطلاعات سازمان برای یکپارچه و متمرکز کردن امور مربوط به اداره اطلاعات در سرتاسر چرخه سازمان ــ از گردآوری تا واگذاری نهایی اطلاعات ــ است و نیز در هر بخش از سازمان برای پیشبرد برنامه‌ها و اهداف مشخص سازمانی مؤثر است. لازمه این مدیریت، اداره داده‌ها و اطلاعات به شیوه‌ای است که مدیران برنامه‌ریزی و سازمانی قادر به دستیابی به داده‌ها و بهره‌گیری مؤثر، کارآمد و اقتصادی از آن باشند.
کارکرد مدیریت اطلاعات سازمان
استفاده موثر از ابزار مدیریت اطلاعات سازمان EIS که شامل سخت افزار، نرم افزار، شبکه ارتباطات و منابع الکترونیکی است در سازمان‌ها به انجام وظایف و ارائه خدمات بهتر و سریع‌تر کمک می‌کند. به طوری که امروزه یکی از بارزترین مقولات مورد بحث در سازمان‌ها کاربرد مدیریت اطلاعات سازمان می‌باشد. استفاده گسترده از کامپیوتر، نرم‌افزارهای مدیریت داده، تکیه زیاد بر شبکه‌های اینترنتی، سرعت رشد اینترنت، انفجار در کمیت و کیفیت داده‌ها و منابع اطلاعاتی الکترونیکی از عواملی هستند که سازمان‌ها را مجبور به پذیرفتن و استفاده از ابزارها و روش‌های جدید مدیریت و کنترل داده‌ها کرده است.
ضرورت‌های سازمان برای مدیریت داده‌ها عبارتند از:
- آرشیو و نگهداری اطلاعات برای استفاده از آن‌ها در زمان حال و آینده
- ذخیره‌سازی بدون اشکال برای استفاده و بازیابی دقیق اطلاعات
- گردآوری تمام داده‌ها، مستندات و متن‌های مزتبط با سازمان
- نمایه‌سازی اطلاعات
- کنترل یکپارچگی اطلاعات سازمان در سطوح مختلف
بنابراین سازمان‌ها بنابر ماموریت‌شان نمی‌تواند نسبت به اطلاعاتی که در آن‌ها تولید می‌شود بی‌توجه باشند. از این روی ضرورت دارد که مدیران، اطلاعات و دانش تولید شده در سازمان‌شان را سازماندهی و مدیریت کنند. چرا که مدیریت داده‌ها (تولید، فراهم‌آوری، سازماندهی، دسترسی و اشاعه اطلاعات) اثر بخشی سازمان را بیشتر کرده و تحقق اهداف سازمان را امکان پذیر می‌سازد.
از همین روی در سال‌های اخیر بسیاری از سازمان‌ها برای آگاهی از فعالیت کارکنان و گردآوری اطلاعات و داریی‌های فکری خود اقدام به راه‌اندازی سیستم‌های مدیریت داده‌های دیجیتال کرده‌اند. به عبارتی این سیستم‌ها مجموعه پایگاه‌های مرتبط و یکپارچه می‌باشند که شرایط لازم برای ذخیره و بازیابی اطلاعات تولید شده توسط سازمان را فراهم می‌نمایند و از آن‌ها تحت عنوان مخزن سازمانی یاد می‌شود که وظیفه‌ی مدیریت اطلاعات سازمان را به صورت یکپارچه بر عهده دارند.
کارکرد مخزن‌های سازمانی
- تأمین نیازهای مشتری
- پاسخ به تغییر ساختارهای سازمانی
- پشتیبانی از فرآیندهای طراحی مجدد
- پاسخ به نیازهای در حال تغییر سازمان
- استفاده آسان
- شناخت اهمیت داده‌ها به عنوان یک منبع سازمانی
