اغلب اوقات موارد پیش پا افتاده‌ای در روند فعالیت روزانه برای ما پیش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نکرده‌اند! یکی از این موارد مدیریت و سازماندهی اسناد و مدارک می‌باشد که امروزه برخی از سازمان‌ها از اهمیت و ضرورت آن غافل می‌شوند. در بسیاری از موارد حتی پس از گذشت چند سال، زمانی که از طرف مراکز ممیزی و یا رسیدگی، اسنادی از یک سازمان درخواست می‌شود یا برای اثبات عدم اعتبار یک ادعای حقوقی نیاز به ارائه اسناد مرتبط داریم، متوجه اهمیت و ضرورت وجود سامانه مدیریت اسناد خواهیم شد. حفظ و نگهداری، طبقه بندی، سازماندهی و آرشیو کردن اسناد و در صورت لزوم امحای به موقع این مدارک و اسناد لازمه دسترسی مناسب به اسناد است.
آیا واقعا کسب و کار ما نیاز به استراتژی آرشیو اسناد دارد؟
ممکن است تصور کنیم که استفاده از سیستم مدیریت اسناد و سازماندهی مدارک مختص به ارگان‌ها و سازمان‌های بزرگی است که دارای میلیون‌ها سند و بایگانی‌های بسیار وسیع هستند . ولی اگر ما صاحب یک کسب و کار کوچک هم باشیم به ازای هر مدرکی که در سازمان ما تولید می‌شود می‌بایست برنامه‌ای برای آرشیو و دسترسی به آن داشته باشیم و این اساس مدیریت اسناد است. در هر صورت چنانچه در مسیر رشد و توسعه هستید شما نیازمند به یک سیاست جامع بایگانی مدارک و اسناد در قالب یک استراتژی سازمان یافته‌اید که همزمان با کسب و کار شما رشد کند. طبیعی است که با رشد کسب و کار شما، فرایندهای بیشتری به سازمانتان اضافه خواهد شد و به تبع آن اسناد مختلفی به مجموعه آرشیو سازمانی شما می‌پیوند.
اگر بر اساس این تفکر و استراتژی در جهت رشد و توسعه شرکت گام برداریم ممکن است دچار اشتباه شویم چون ما از روش ارزان و کم هزینه‌تری استفاده کرده‌ایم و باعث صرفه‌جویی در منابع شده‌ایم. ولی این روش نه تنها باعث کمتر شدن هزینه‌ها نمی‌شود بلکه باعث تاخیر در دسترسی به فایل‌های خود و همچنین اضافه کردن هزینه‌های پنهان متعدد و تحمیل هزینه‌های اجباری دیگر به شرکت خود شده‌ایم. در تحقیقات و نظرسنجی‌ای که در سال 2012 تحت عنوان (Document Management Survey: In House Or Off-Site) درباره این موضوع صورت پذیرفت، نتایج نشان داد 65 درصد از کسب و کارهای کوچک و متوسط نیز برای پرهیز از این هزینه‌های سیستم‌های سنتی بایگانی اسناد به استفاده از سیستم‌های جامع مدیریت اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی و دیجیتال روی آورده‌اند.
آیا برای ایجاد مدیریت اسناد وقت کافی دارم؟
یکی از قوانین مهم در بهره‌وری اختصاص زمان و هزینه در کوتاه مدت برای کاهش زمان و هزینه در بلند مدت می‌باشد. ساماندهی اسناد و ایجاد آرشیو الکترونیک از اسناد و مدارک، استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در کنار سیستم‌هایی مانند اتوماسیون اداری با کاهش هزینه و زمان در بلند مدت رابطه مستقیم داشته و روز به روز ابعاد جدیدتری را در بر می‌گیرد. اگر بخواهیم نتیجه این نوشته را در یک جمله خلاصه کنیم، باید بگوییم برای تولید و آرشیو حتی یک سند نیز می‌بایست برنامه داشت!
