با افزایش تعداد رایانه‌ها در داخل سازمان‌ها، کنترل اطلاعات تولید شده توسط سازمان آغاز می‌گردد. بخش خدمات مشتریان برای پیگیری تماس‌ها و گزارش مشکلات، یک پایگاه داده از مشتریان ایجاد نموده و واحد فروش نیز یک پایگاه داده برای پیگیری اطلاعات مشتری ایجاد می‌کند.
حال سوالی که مطرح می‌شود این است که از کدام یک باید به عنوان لیست اصلی مشتری استفاده کرد؟ یا به طور مثال، شخصی در فروش ممکن است فایلی برای محاسبه درآمد فروش ایجاد کند، در حالی که شخصی در امور مالی، فایل دیگری ایجاد می‌کند که نیازهای بخش آن‌ها را برآورده می‌کند. با این حال، به احتمال زیاد این دو فایل روش‌های مختلفی برای درآمد دارند. کدامیک صحیح می‌باشد؟ و چه کسی همه این داده‌ها را مدیریت می‌کند؟ برای پاسخ به این سوالات در ادامه با تیم دانش هم‌آرا همراه باشید.
اطلاعات چیست؟
اطلاعات در سازمان‌ها مانند خون است در بدن انسان! که بیانگر اهمیت آن برای مدیران و سازمان است. از همین رو استخراج داده‌های موجود در بخش‌های مختلف سازمان و دسترسی‌پذیر ساختن آن برای استفاده‌های بعدی یکی از اهداف اصلی نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات است (Karamuftuoglu, 1999). در این زمینه تعاریف متعددی برای داده‌ها ارائه شده است، مقاله‌ای از «خوزه کلودیو تررا» و «ترزینا آنجلونی» به مواردی چون «داده‌های سازمان یافته»، «داده‌های هدفمند یا مرتبط با هدف» و «داده‌های تفسیر شده» اشاره می‌کند. اطلاعات، محتوای یک پیام است و یا به عبارت دیگر آنچه انتقال می‌یابد اطلاعات است و در حوزه نظام‌های اطلاعاتی به پیام‌هایی که محتوای آن‌ها توسط انسان‌ها یا ماشین خلق شده و ارزش نگهداری را داشته باشند، محدود می‌شود.
اهمیت داده‌ها (اینفورمیشن‌ها)
با گذشت زمان، اطلاعات به عنوان یک کالا شناخته شده و خرید و فروش آن مورد بحث اقتصادانان قرار گرفته است. امروزه اقتصاد اطلاعات به یکی از مباحث نوپا در رشته علم اطلاعات و دانش شناسی تبدیل گردیده است. دایره‌المعارف علم اطلاعات و دانش‌شناسی اقتصاد، آن را مطالعه و بررسی تولید، توزیع، بازاریابی، قیمت‌گذاری، فروش، مصرف و کلیه درآمدهایی که مستقیم یا غیرمستقیم از طریق تولید، انتشار، فروش، ذخیره، پردازش و دسترسی به داده‌ها حاصل می‌شود، تعریف کرده است.
سازمان‌های مختلف در کنار تمام دارایی‌هایشان نوعی ثروت دارند که از آن به عنوان سرمایه‌های فکری یاد می‌شود و ناشی از اطلاعات موجود در یک سازمان است که یکی از مهمترین دارایی‌های سازمان است که امروزه شناخته شده است. در نگرش‌های نوین مدیریت بهره‌گیری از این دارایی‌ها در توسعه سازمان‌ها و کسب کارها نقش بسزایی دارد.
سرمایۀ فکری، از آنجا که منبعی با ارزشی برای کشورها و سازمان‌ها برشمرده می‌شود، به‌‌سرعت در حال تبدیل شدن به شاخص توسعه‌یافتگی کشورهاست. در جهان کنونی که دورۀ تحولات لجام‌گسیخته و به گفتۀ «الوین تافلر» دوره جابجایی قدرت است، بحث مدیریت سرمایۀ اطلاعاتی و دارایی‌های ناملموس سازمان‌ها به‌عنوان پدیده‌ای مهم، به‌صورت همه‌جانبه افق تحولات مدیریت را تحت تأثیر قرار داده است.
در این میان جدیدترین پارادایمی که مدیریت سازمان‌ها را پوشش می‌دهد، مدیریت اطلاعات سازمانی است. «استوارت» اعتقاد دارد اطلاعات سازمانی مجموعه‌ای از دانش، دارایی‌های فکری، تجربه، رقابت و یادگیری سازمانی است که می‌تواند برای ایجاد ثروت به‌کارگرفته شود. در واقع این اطلاعات تمامی دانش سازمانی و تواناییهای آن را برای ایجاد ارزش‌افزوده در بر می‌گیرد و سبب منافع رقابتیِ مستمر می‌گردد تا برای نیل به توسعۀ همه‌جانبه بیش‌از پیش مورد توجه قرار گیرد.
اهمیت پایش (آنالیز) اطلاعات سازمان‌ها
فن‌آوری تمام جنبه‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار داده است. دانش و اطلاعات مهمترین سرمایۀ جایگزین سرمایه‌های مالی و فیزیکی در اقتصاد جهانی امروز شناخته‌شده است (بنتیس، ۱۹۹۹). این درحالی است که محیط کسب‌وکار مبتنی بر دانش، نیازمند رویکردی است که دارایی‌های ناملموس جدید سازمانی مثل دانش و نوآوری، روابط با مشتری، فرهنگ‌سازمانی، سیستم‌ها، ساختار سازمانی و… را در برگیرد. در این میان رشد سریع فناوری اطلاعات باعث شده حجم انتشار اطلاعات سازمان‌ها به شدت افزایش پیدا کند. این تحولات سبب شده تا نظام‌های دستی نتوانند داده‌های مورد نیاز سازمان‌ها را با سرعت و سهولت بیشتر پایش کنند.
در ابتدای نیمه دوم قرن بیستم و با توسعه فناوری رایانه به مفهوم امروزی، بسیاری از سازمان‌های اقتصادی و صنعتی به منظور بهره‌وری هرچه بیشتر از امکانات، اقدام به خودکارسازی (اتوماسیون) امور جاری خود کردند و استفاده از کانپیوتر را در دستور کار خود قرار دادند که از نمونه‌های آن می‌توان به آنالیز و پایش اطلاعات سازمانی توسط نرم‌افزارهایی مانند نرم‌افزار یکپارچه‌سازی سرویس‌های سازمانی (ESB)، نرم‌افزار مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS)، نرم‌افزار مدیریت اسناد و سیستم مدیریت اسناد و مدارک اشاره کرد.
پایش اطلاعات سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزاها این امکان را به مدیران می‌دهد کسب و کار خود را نظارت، آنالیز و بهتر مدیریت کنند. تحلیل و آنالیز داده‌ها، برجسته کردن نقاط بحرانی و کشف الگوهای عملکردی به وسیله گراف های ساده، گویا و استاندارد، بهترین ابزار را در اختیار مدیران قرار می دهد تا با درک بهتر از وضعیت و اخذ تصمیمات سازنده، زمینه پیشرفت سازمان و کسب و کار خود را فراهم کنند.
