سازمانها اغلب دارای سیستم‌های اطلاعاتی متعلق به نسل‌های مختلف کامپیوتری هستند. این سیستم‌ها حاوی اطلاعات و داده‌های بسیار ارزشمندی برای سازمان‌های مربوطه هستند. با این حال اغلب به دلیل ناسازگاری قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر نیستند. علاوه بر این، جایگزینی این سیستم‌ها با سیستم‌های جدید نیز بسیار پر هزینه است. یکی از راه‌‌حل‌های رفع این مشکل، یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی موجود در یک سازمان با یکدیگر به کمک نرم‌افزارهای «یکپارچه سازی سرویس های سازمانی» است.
امروزه بحث یکپارچه سازی سرویس های سازمانی (ESB) بسیار مطرح است و همه‌جا از سودمندی یا ضرورت این ادغام و یکپارچه‌سازی سخن به میان می‌آورند. به همین سبب، مدیران همواره در خصوص صرف هزینه یا سرمایه‌گذاری برای به‌کارگیری نرم‌افزارها در سازمان خود با یک سؤال روبه رو هستند: مرز سرمایه‌گذاری در استفاده از نرم‌افززارها کجاست؟
طبیعی است نرم‌افزارها به عنوان یک راه باصرفه‌تر در برابر روش‌های سنتی اهمیت پیدا می‌کند؛ به همین خاطر مدیران باید بدانند کاربرد و اهمیت یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها در سازمان به چه میزان مفید و اثربخش است. به عبارت دیگر، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمان بر شاخص‌هایی تأثیر می‌گذارد که همگی از شروط اولیه موفقیت برای سازمان‌های امروزی به شمار می‌روند.
کاربرد نرم‌افزارها در سازمان
افزایش کارها و اهمیت اطلاعات در تمام سازمانها و شرکت‌ها با وجود استفاده از نیروی متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد نرم‌افزارها در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند.
هدف اصلی‌ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصت‌های اقتصادی و اجتماعی خصوصاً با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره‌وری.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار در سال ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰% زمان فرآیندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰% زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در سازمانها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند به صورتی واضح‌تر نمود پیدا می‌کند.
اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه سازی سرویس های سازمانی
سازمانها در گذشته برای تک تک فرآیندها، سامانه‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرایند تهیه می‌کردند که به سامانه‌های جزیره‌ای معروف بودند. ولی به دلیل ممکن نبودن ارتباط بین سامانه‌ها و نیز طراحی سامانه‌ها در مورد بخشی جداگانه، هدف‌های کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی‌شد؛ بنابراین، سامانه‌های یکپارچه‌سازی شکل گرفت. به عبارت دیگر، امروزه شاید نتوان سازمانی را یافت که از نرم‌افزارهای یکپارچه سازی سرویس های سازمانی استفاده نکرده باشد.
برای مانیتورینگ ساده یک سرور یا شبکه، شاید بهره‌گیری از یک یا دو نرم‌افزار کافی باشد، اما با افزایش و پیچیده‌تر شدن اجزای سرویس‌دهی طبعأ به نرم‌افزارهای تخصصی‌تری نیاز است که به طور دقیق هر بخش را پایش نمایند. این نیاز منجر به نصب و استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون می‌شود و از همین نقطه بخش پیچیده در به کارگیری از نرم‌افزارها شروع می‌شود. تعداد و تنوع نرم‌افزارها پس از مدتی بقدری زیاد می‌شوند که عملاً سرکشی و استفاده از آن نرم‌افزارها که قرار بود کمک دست سازمان باشند، خود به بخش مشکلی برای سازمان تبدیل می‌گردد.
در رویکرد جامع، یک سامانه از تعدادی زیرسامانه تشکیل شده که مرتبط با هم طراحی می‌شوند ولی مشکل آن حجم زیاد کار طراحی و پیاده‌سازی سامانه‌ها بود. نرم‌افزارهای کاربردی و اطلاعات، روی سرورها ذخیره می‌گردند و براساس تقاضا در اختیار کاربران قرار می‌گیرند. جزئیات از دید کاربر مخفی می‌ماند و کاربران نیازی به تخصص با نظارت و پایش در مورد فناوری زیرساخت ابری که از آن استفاده می‌کنند ندارند.
سامانه‌های اطلاعاتی کاربردی و یکپارچه که بتوانند همه فرآیندها، فعالیت‌ها و وظایف موجود در سازمانی را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده کنندگان آن قرار دهند، از ابزارهای مفیدی هستند که سازمانها برای افزایش قابلیت‌های خود، بهبود عملکرد، تصمیم‌گیری بهتر و دستیابی به رویکرد فرآیند محوری و سامانه مدیریت مبتنی بر فرآیندها و مزایای رقابتی از آن استفاده می‌کنند. این موضوع یکی از رویکردهای جدیدی است که به حیات سازمانها در فضای پر رقابت امروز کمک می‌کند.
کاربرد یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها برای سازمانها این موضوع می‌باشد که بسیاری از فعالیت‌های مرتبط با فرآیندهای مختلف سازمان را یکپارچه و خودکار می‌کند. این سیستم تمامی بخش‌های تولیدی، پشتیبانی، توزیع، انبارداری، حمل، صدور فاکتور و حسابداری را در برمی‌گیرد. بسیاری از فعالیت‌های کسب و کار مانند بازاریابی، تحویل, صدور صورتحساب، تولید، مدیریت موجودی و مدیریت منابع انسانی را می‌توان با این سیستم دنبال کرد. هدف این نرم‌افزار ترکیب منابع جداگانه اطلاعاتی داخل یک سازمان، در یک پایگاه داده است و از آنجا که داده‌ها فقط یک‌بار به سیستم وارد می‌شوند، این امر ورود چند باره داده را حذف کرده و شفافیت اطلاعات و داده‌ها را در سیستم بهتر می‌کند. سترناد و بوبک (۲۰۰۶) مهمترین دستاوردهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمان را شامل موارد زیر می‌داند:
- بهبود کسب و کار و کاهش کارهای جاری
- یکپارچه‌سازی اطلاعات
- افزایش رضایت‌مندی مشتری در تمامی طول فرآیند سفارش، با استفاده از کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول، افزایش شفافیت و ردگیری فرآیند تولید برای مشتری، افزایش قابلیت متناسب‌‌سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی
- افزایش انعطاف پذیری
- تولید اطلاعات و دسترسی به آن در زمان واقعی به منظور تسهیل در اتخاذ تصمیمات بهتر و سریعتر
- صرفه‌جویی‌های ناشی از تخصیص و مصرف بهینه منابع
- اتوماسیون و یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سراسر سازمان (کلیه وظایف و حوزه‌های سازمانی)
- ایجاد فرصت و رغبت تغییر برای سازمان
- به اشتراک گذاشتن داده‌ها و فعالیت‌های مشترک در سراسر سازمان به منظور کاهش خطا
- کاهش هزینه‌ی ناشی از توقف خط تولید
- کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر هزینه انبار (نگهداری، حمل و نقل و…) هزینه سفارش‌ها، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی و هزینه حمل و نقل
- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه‌گذاری در تجهیزات و ماشین آلات کارخانه، خرید زمین
- کاهش هزینه‌ی خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان
