کنترل مدارک و مستندات برای مدیریت کامل یک پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. فرض کنیم یک مالک، کارفرما و یا یک سازمان قصد انجام پروژه‌ای مانند احداث مخزن ذخیره‌ی نفت در یک پالایشگاه را دارد. در این پروژه کارفرما نیاز دارد برای انجام دقیق کار یک مشاور را برای خود انتخاب کند. مشاور، شرکتی می‌باشد که نمونه‌های متعددی از این پروژه‌ها را انجام داده است و به لحاظ فنی این توانایی را دارد که داده‌ها و اطلاعات را بررسی کند. در طرف مقابل برای اجرای پروژه نیاز به یک مجری به عنوان پیمانکار است.
کارفرما، مشاور و پیمانکار طرفین انجام یک پروژه هستند که قصد همکاری با یکدیگر را جهت انجام هر چه بهتر پروژه دارند.
یک پروژه داری سه فاز اصلی است:
- فاز مهندسی: که در این فاز مدارکی و مستنداتی را که برای انجام پروژه لازم است تولید می‌کنند.
- فاز خرید: که براساس آن مدارکی که در فاز مهندسی تولید شده است و نیز هر چیزی که نیاز است در این پروژه اجرا شود، تجهیزات آن خریداری می‌شوند.
- فاز اجرا: که شامل اجرای آن چیزی است که طراحی و خریداری شده است.
فاز مهندسی را با حرف E به معنی Engineering نشان می‌دهند، فاز خرید را با حرف P یا Procurement نشان داده می‌شود و فاز اجرا را با حرف C یاConservation نشان می‌دهند. پروژه‌های که هم مهندسی دارند هم خرید دارند و هم اجرا دارند اصطلاحاً پروژه‌های EPC نامیده می‌شوند.
فرآیند کنترل مدارک و مستندات
فرآیند کنترل مدارک (Document Control Center – DCC) جزئی از ارکان نوین بسیاری از پروژه‌ها در جهان امروز است. این بازوی اجرایی خصوصاً در روش‌های اجرای پروژه‌ها که در خانواده روش‌های مهندسی EPC قرار می‌گیرند از اهمیت حیاتی برخوردار است. این مرکز مسئول اولیه یکی از اساسی‌ترین فرآیندهای اجرای اینگونه پروژه‌ها یعنی مدیریت اسناد و مدارک مهندسی DCC است.
فرآیند کنترل مدارک و مدیریت اسناد مجموعه از فعالیت‌ها است که جهت تولید، تایید، بروزرسانی، نگهداری و نظارت بر اشتراک‌گذاری مدارک در اینگونه پروژه‌ها صورت می‌گیرند.
سازمان‌ها خصوصاً سازمان های تولیدی مانند شرکت‌های نفت و گاز، عمرانی، پتروشیمی و… با سرعت بسیار زیاد، بخش کنترل مدارک DCC را مورد توجه خود قرار داده‌اند و تاکید بر استفاده از این بخش را در سازمان‌های زیرمجموعه‌ی خود الزامی کرده‌اند.
این واحد در اغلب شرکت‌ها با عنوان DCC یا Document Control Center نیز شناخته می‌شود. در واقع تمام مراحل فرایند تولید مدارک و نقشه‌های مهندسی پروژه از آغاز طراحی، قالب‌گذاری، ارسال، دریافت نقطه نظرها تا نهایی شدن و بایگانی اسناد آن توسط واحد مرکز کنترل اسناد، قابل ثبت و گزارش‌گیری است. هدف از این فرایند کنترل و پرداختن به این حوزه طبق نیازهای روز صنعت و براساس پروژه‌های جاری کشورها در یک مسیر کاملاً کاربردی است.
اهمیت به کارگیری مرکز کنترل و مدیریت اسناد (DDC)
با توجه به تعداد فراوان مدارک، مستندات و نقشه‌های مهندسی در هر پروژه و گردش چند باره هر مدرک در دیسیپلین‌های مختلف مانند: فرآیند، سیویل، لوله‌کشی و… در شرکت‌های پیمانکار، مشاور یا کارفرما، امروزه لزوم وجود واحد مرکز کنترل و مدیریت اسناد (DCC) در سازمان‌ها و شرکت‌های پروژه محور جهت تعامل بین پیمانکار، مشاور و کارفرما امری الزامی و حیاتی محسوب می‌شود.
همچنین این واحد یک تعامل خوب بین واحد مهندسی و واحد کنترل پروژه ایجاد می‌کند که باعث بهبود کار تیمی می‌گردد. بنابراین ضرورت دارد هر سازمان یا شرکتی که با پروژه سر و کار دارد، برای تمامی پروژه‌های خود وجود چنین بخشی را حائز اهمیت بداند که هدف از این فرایند، پرداختن به این حوزه طبق نیازهای روز صنعت و براساس پروژه‌های جاری کشورها در یک مسیر کاملاً کاربردی است.
از آنجا که کشور ایران در حال توسعه است، بنابراین روز به روز نقش و اهمیت این بخش در پروژه‌ها پر رنگ‌تر می‌شود. لذا ضروری است کلیه سازمان ها و شرکت ها برای ورود به حوزه Document Control Center از این فرصت به صورت بهینه استفاده کنند.
