تکمیل خودکار یا Autocomplete به عنوان یک ابزار کمکی برای جستجو در محیط نرم افزار مدیریت اسناد تاثیر زیادی در سرعت بازیابی مدارک دارد. اما سوال اصلی در این رابطه این است که این ابزار بر چه اساسی کار می کند و چه مزیتی دارد؟ در این بخش قصد داریم تا شما را با یکی از صد ها ویژگی سودمند و مورد نیاز نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک دانش هم آرا آشنا نمائیم.
زمانی که شما یک عبارت را در نرم افزار مدیریت اسناد و مدارکKeydocpro جستجو می کنید، نرم افزار لیستی نمایش می دهد که شامل ادامه متنی است که می خواهید تایپ کنید و پیشنهاداتی را به شما ارائه می دهد. این کار مزایای زیر را دارد :
- ادامه مطلب به صورت خودکار نمایش داده شده و نیازی به تایپ کردن آن توسط کاربر نیست .
- جلوی اشتباهات تایپی را می گیرد و متن تایپ شده توسط کاربر را اصلاح می کند.
- جستجوهای مورد علاقه سایر کاربران استفاده کننده از نرم افزار آرشیو دیجیتال Keydoc pro را به شما نمایش می دهد و این موضوع باعث می شود که به دنبال عبارت بهتری در جست و جو کردن برای فایل های مورد نظر بگردید.
- به شما این امکان را می دهد که اطلاعات و فایل های مرتبط دیگری در مورد موضوعی که علاقه مند به جستجوی آن هستید پیدا کنید.
تکمیل خودکار در نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد چگونه کار می کند؟
زمانی که شما مشغول تایپ کردن هستید، تکمیل خودکار متن باقی مانده را پیش بینی کرده و نمایش می دهد. پرس و جوهایی که شما مشاهده می کنید بر اساس جستجویی که خود شما و یا سایر کاربران نرم افزار انجام داده اند و همچنین محتوایی که نرم افزار در پایگاه داده آرشیو اسناد در هنگام ورود اطلاعات ایندکس کرده است نمایش داده می شود.
در صورتی که شما در اکانت نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک خودlogin کرده باشید، شما نتایج تکمیل خودکار بر اساس جستجوهای قبلی و اطلاعاتی که به آن علاقه مند هستید را مشاهده خواهید کرد. همچنین برخی از فایل های مرتبط با کلیدواژه های جست و جو شده در تکمیل خودکار (Autocomplete)نرم افزار نمایش داده می شوند، بخصوص زمانی که شما کلیدواژه پر کاربردی را جستجو می کنید. تمام این پیش بینی ها در کادر پایین جستجو نمایش داده می شود.
آیا نرم افزار نتایج تکمیل خودکار را مدیریت می کند؟
تایج تکمیل خودکار بر اساسمتدهای استفاده شده در Material Design مشخص می شود که مهمترین آنها محبوبیت تعداد جستجوی عبارت است بدون اینکه عامل انسانی در آن دخالت کند. برخی از نتایج حاصل از تکمیل خودکار نرم افزار ممکن است غیر مرتبط باشند، به همین دلیل ابزار مورد استفاده در نرم افزار با توجه به سیاست هایی که در زمینه پیدا کردن مطالب مرتبط دارد ممکن است آنها را در نتایج تکمیل خودکار اندیکس گذاری کند تا کاربر بتواند در کمترین بازه زمانی ممکن به فایل مورد نظر بر اساس نوع فایل دست یابد
چرا نتایج تکمیل خودکار برای بعضی کلیدواژه های خاص دیده نمی شوند؟
در صورتی که برای عبارتی یا کلیدواژه ای که جستجو می کنید تکمیل خودکار یاAutocomplete را نمی بینید، یکی از اتفاقات زیر افتاده است:
کلمه کلیدی جستجو شده به میزان کافی محبوبیت ندارد و تعداد جستجوی آن کم است.
کلمه کلیدی جستجو شده بسیار تازه است و مفهوم جدیدی است.
آیا نتایج تکمیل خودکار در سازمان های مختلف متفاوت است؟
بله، نه تنها نتایج تکمیل خودکار در سازمان ها و ارگان های مختلف با هم تفاوت دارد بلکه در پایگاه داده های آرشیو شده نیز متفاوت است. نتایج تکمیل خودکار با توجه به اینکه شما کلیدواژه ای خاصی را جست و جو می کنید نسبت به منابع موجود در پایگاه داده ها و اسم گذاری فایل های موجود در آرشیو سازمان متفاوت است. پس در نتیجه اگر کلمه کلیدی یک فایل در نتایج تکمیل خودکار بیاید به این معنا می باشد که استفاده از این کلیدواژه بیشتر مورد استفاده قرار گرفته است.
