نرم افزار مدیریت اسناد راه‌حلی نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کنند تا اسناد خود را بایگانی، ذخیره و به صورت هوشمند مدیریت کنید.
نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد (EDMS) قابلیت ذخیره‌سازی، ایجاد امنیت، نمایه‌سازی و بازیابی اسناد و مدارک را فراهم کرده و فراداده (اطلاعات مربوط به اسناد) را ذخیره می‌کنند که باعث ممیزی آسان و کنترل دسترسی به اسناد مختلف می‌شود.
نرم افزار آرشیو دیجیتال اسناد برای شرکت‌هایی که در اندیشه مدیریت اسناد خود می‌باشند، یک نیاز ضروری محسوب می‌شود. این شرکت‌ها می‌توانند با انتخاب یک نرم‌افزار پیشرفه، مطمئن و خوشنام مانند «نرم افزار آرشیو اسناد Keydoc» و حذف سندهای کاغذی و بهبود فرآیند گردش اداری نامه ها در جهت سازماندهی اطلاعات و مدارک خود قدم بردارند.
وظیفه نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک این است که اسناد شرکت‌ها و سازمان‌ها به شیوه‌ای مقرون به صرفه و درست بایگانی و حفظ شود. در شرکت‌های دولتی هدف از مدیریت اسناد و مدارک این است که اسناد به شیوه‌ای هوشمندانه، موثر و با صرفه اقتصادی در دوره‌ای مشخص مدیریت شوند؛ خواه این اسناد به شکل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری) و یا به صورت اسناد الکترونیکی باشند.
نخستین هدف مدیران مرکز اسناد تهیه راهنما و همکاری با دستگاه‌های دولتی جهت طراحی، تکمیل و اجرای برنامه‌های مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است که به طور روزمره تولید و یا دریافت می‌کنند.
از جمله وظایف مدیران مرکز اسناد برای انجام این مهم می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- ایجاد استانداردها برای کنترل، نگهداری و حفاظت از اسناد دولتی و خصوصی
- ارائه خدمات مشورتی و آموزشی
- طراحی سیستم‌های مرتبط با ایجاد، نگهداری و مدیریت اسناد
مدیریت اسناد تمام بخش‌های سازمان
هرگز فکر نکنید اگر نسبت به اسکن اسناد همه‌ی بخش‌های سازمان حتی پیش‌نوشته‌های بخش تحقیقات، مقالات دانش‌جویان یا مدیریان و یا مدارکی که فکر می‌کنید کاربردی ندارند اقدام کنید، موجب پیچیدگی مدیریت اسناد سازمان شما می‌شوند!
هر بخش می‌تواند فضا و مدیریت خاصی در نرم افزار مدیریت اسناد داشته باشد، بدون این‌که سایر بخش‌های مهم سازمان شما را درگیر کند. هرچه محتوای تولیدی سازمان شما پویاتر و اسناد حاصل از آن بیش‌تر باشد، نشانه‌ی افزایش رشد دانش سازمان شماست.
حذف مشکلات استفاده از مستندات کاغذی با نرم افزار مدیریت اسناد
حجم کاغذ، فرسودگی، نیاز به ارسال از طریق پست، نیاز به تکثیر، مشکلات بایگانی، ترس از گم شدن اصل سند، مشکل آتش‌سوزی و ده‌ها مسئله‌ی دیگر از جمله مشکلات وجود کاغذ است.
اعلان خودکار سند جدید برای کسانی که اجازه‌ی دیدن سند تولید شده را دارند
پس از تایید، اسکن سند و قرادادن آن در سامانه مدیریت اسناد و مدارک دیگر نیازی به ارسال آن به گیرندگان نیست، بلکه براساس گروه گیرنده‌گان سند و حق دسترسی آن‌ها، آن سند در همان لحظه در دسترس گیرندگان قرار خواهد گرفت. حتی ممکن است بر طبق تعریف گیرندگان یک نامه‌ی الکترونیکی و یا یک پیامک دریافت کنند که وجود یک سند جدید یا تغییر در یک سند را به آن‌ها اطلاع می‌دهد.
دسترسی به اسناد توسط همه‌ی افراد مجاز در سازمان
نرم افزار مدیریت اسناد امکان دسترسی به اسناد برای افرادی که مجوز دسترسی برای آن‌ها تعریف شده باشد را فراهم می‌کند، این در صورتی است که دسترسی افراد به اسناد در روش سنتی به راحتی امکان پذیر نیست و در برخی موارد غیر ممکن است.
افزایش امنیت اسناد با نرم افزار مدیریت اسناد
از ارکان مهم در سازماندهی اسناد تامین امنیت و طبقه‌بندی اسناد است. امنیت اسناد دیجیتال بسیار بالاتر از امنیت اسناد کاغذی است.
امضا و مُهر اسناد
در عمل هر امضا و مهری قابل جعل است یا حداقل تشخیص آن در برخی از موارد بسیار مشکل و نیاز به کارشناس دارد در صورتی که امضای دیجیتالی غیر قابل جعل است و سامانه به صورت تضمین شده صحت امضا را اعلام می‌کند.
پشتیبان‌گیری از اسناد و مدارک
اسناد کاغذی فضای زیاد اشغال می‌کنند؛ بنابراین کپی اسناد کاغذی به منظور حفظ آن‌ها در برابر عواملی مانند گم شدن و آتش‌سوزی یک چالش مجدد است! همچنین کپی و انتقال مدارک به محل دیگر مشکلات امنیتی را نیز در بر خواهد داشت.
ولی در نرم افزار بایگانی اسناد فرآیند پشتیبان‌گیری به طور خودکار در ساعتی مشخص انجام می‌شود و فضای بسیار کمی را نیز اشغال می‌کند.
ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت اسناد قدرتمند
نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک نوعی نرم‌افزار مدیریتی با ویژگی‌های بسیار زیاد می‌باشد که برای برخی از شرکت‌ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.
- بایگانی هوشمند اسناد
- عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
- امکان تعریف دسته‌ها و پوشه‌بندی بی‌شمار
- امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
- قابلیت ایجاد ساختار شاخه‌ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
- دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دستهبندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر جهت صرفه‌جویی در زمان
- قابلیت تعریف سطوح دستهبندی مختلف
- دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
- قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
- قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار بایگانی دیگر
