روند مدیریت اسناد و مدارک پروسه‌ای طولانی مدت است. از این رو آرشیو الکترونیک به ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی به اسناد الکترونیک می‌پردازد. آرشیو دیجیتال آرشیوی است که اسناد الکترونیک به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزنی ویژه و طی شرایط استاندارد نگهداری می‌شوند.
در زمینه حفط و نگهداری آرشیو دیجیتال مشکلات متعددی وجود دارد. زیرا فن‌آوری همواره در حال تغییر است. کامل شدن چرخه‌ی عمر اسناد به مدیرها و متخصصین رایانه‌ای ارتباط پیدا کرده است و مدیران ارشد معمولا اطلاعات زیادی در مورد آن ندارند. بنابراین رقبت زیادی هم به تغییر سیستم‌های قبلی نشان نمی‌دهند. در عین حال انطباق با سرعت تحولات دشوار است و موضوع تامین بودجه مورد نیاز نیز همواره وجود دارد.
موضوعات دیگری نیز همچون کهنه شدن و غیر قابل استفاده شدن فن‌آوری‌های قدیمی نیز باید مورد توجه قرا گیرد. خطاهای انسانی را نیز نباید از نظر دور داشت.
در اسناد الکترونیکی، مواردی همچون حمله‌ی ویروس‌ها یا اشتباه کاربرانی که اطلاعات را تغییر می‌دهند یا حذف می‌کنند نیز وجود دارد.
نداشتن اطلاعات کافی در مورد اهمیت مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی و یا داشتن سیاست‌های نامناسب و اولویت ندادن به موضوع مدیریت اسناد، وجود مدیران اسنادی غیرحرفه‌ای و نبود تجربه‌ی کافی در مدیریت اسناد الکترونیک، همچون کنترل ناکافی در مرحله‌ی حذف اطلاعات غیر ضروری، نداشتن آموزش کافی و هماهنگی و نیز فقدان یک دستورالعمل و رویه‌کاری و استاندارد کلی از دیگر مشکلات و موانع در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی می‌باشد.
موضوع عمده، حفاظت و نگهداری اسناد الکترونیکی، فن‌آوری، شیوه‌ها، روش‌ها و کاربران از نظر نوع برخورد و پذیرش آنها و ابزار از نظر داشتن یک سیاست روشن و نوع استاندارد بکار گرفته شده می‌باشد و نتیجه آن نیز تعیین اعتبار اسناد، قابل خواندن بودن، قابل درک بودن، قابل اعتماد بودن، امکان دسترسی و نیز یکپارچه‌سازی سیستم آنها می‌باشد.
انواع اسناد و مدارک الکترونیک
- پست الکترونیک (نامه یا یادداشت)
- تارمنا (Website) به صورت گزارش، آگهی یا انتشارات
- پایگاه اطلاعاتی (Base Data) به صورت صفحه یا موضوعی
- اسناد به صورت Word
- صفحه گسرتده و غیره
بهترین شیوه نگهداری از موارد فوق به شرح زیر است:
- فایل‌های متنی به صورت ASCII (بدون فشردگی)
- تصاویر یا گرافیک با فرمت TIFF و JPEG
- صفحه گسترده به صورت CSV
- پایگاه‌های اطلاعاتی به صورت SCV
- فیلم‌ها با تکنولوژی Video Time Quic
- صدا با فرمت AIFF/MPEGII
- چند رسانه‌ای (Multimedia) به صورت HTML – SGML – XML
در سیستم مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی و همچنین آرشیو اسناد می‌بایست ملاحظات متعددی مورد توجه قرار گیرد. به این منظور داشتن یک توازن مناسب میان نگهداری و امکان دسترسی ضروری است. لازم است، ارزیابی خوبی در مورد ضرورت‌های واقعی و مواردی که باید دیجیتالی شوند وجود داشته باشد. خطرات مدیریتی هم مورد ملاحظه قرار گیرد. به درهم ریختگی روش‌ها و استانداردهایی که مورد استفاده قرار می‌گیرند، به منظور جلوگیرى از سردرگمی در موضوعات حفاظتی نیز باید توجه خاصی شود.
در برخی کشورها، واحدهاى مشخصی که کار آنها مقابله با تهدیدات و خطرات الکترونیکی است، در سطوح عالی و در سطح وزارتخانه‌ها و نهادها و سازمان‌هاى مختلف وجود دارند که با برخوردارى از متخصصان و یا اصطلاحاً هکرهاى کلاه سفید، در شرایط بحران به مقابله برمی‌خیزند.
به عنوان نمونه در مالزى می‌توان به واحدى در سازمان مدیریت نیروى انسانی این کشور یا دفتر حفاظتی NISER اشاره کرد. علاوه بر این در موضوعات حفاظتی می‌توان به موارد دیگرى از قبیل بکارگیری بدون دقت کافی، شرایط نامساعد ذخیره‌سازى، حمله ویروسی، داشتن یک تیم کارى براى بازیابی در شرایط بحران، ذخیره‌سازى نسخه‌هاى متعددى در سایت‌هاى مختلف و در فرمت‌ها و وسیله‌هاى واسطه‌اى مختلف اشاره کرد.
با اجراى صحیح سیستم مدیریت اسناد و مدارک الکترونیک می‌توان نسبت به دسترسی درست و صحیح به آن اسناد، در آینده اطمینان حاصل نمود و کنترل و نظارت آگاهانه‌اى روی اسناد و مدارک انجام داد. جریان عمومی امور در عرصه‌هاى مختلف به خوبی گردش می‌کند و در نهایت حمایت‌هاى مناسب از حقوق شهروندان صورت می‌پذیرد.
آرشیوها به عنوان نماد اصالت و هویت تاریخی ملت‌ها همواره از جایگاه پراهمیتی در طول تاریخ چند هزار ساله خود برخوردار بوده‌اند. نقش آرشیوها در حفاظت و حراست از میراث گذشتگان و اهتمام آنها به سازمان‌دهی و دسترس‌پذیر ساختن مواد آرشیوى موجب شده تا بتوان دو وظیفه اصیل را براى آنها متصور شد: یکی گردآورى و محافظت از مواد آرشیوى و دیگرى در معرض استفاده قرار دادن این مواد.
با این حال، ارزش تاریخی و ویژگی منحصر به فرد بودن مواد آرشیوى در پاره‌اى از اوقات زمینه بروز تعارض میان دو وظیفه یاد شده را فراهم آورده، به طورى که به واسطه تمهیدات امنیتی و حفاظتی خاصی که از سوى آرشیو داران در راستاى عمل به وظیفه نگهدارى مواد صورت می‌گیرد بسیارى از علاقه‌مندان (اعم از تاریخ دانان، پژوهشگران، استادان دانشگاه، دانش‌جویان و…) عملاٌ از دسترسی مستقیم به مواد آرشیوى باز می‌مانند.
فدایی عراقی در کتاب «مقدمه‌اى بر شناخت اسناد آرشیویست» از قول سر هیلارى جنکینسون می‌نویسد:
دو وظیفه اساسی آرشیویست که یکی حفظ و حراست از اسناد با ارزش و دیگرى در معرض استفاده قراردادن منابع براى پژوهشگران است نباید با هم عوض شود. به این معنی که اگر این دو وظیفه با هم عوض شود آرشیویست صرفا به عنوان یک انبار دار خواهد بود.
در چنین شرایطی، آرشیوها ناچارند تا براى حفظ بقاء و ماندگارى و همین‌طور برآوردن نیازها و انتظارات مراجعه‌کنندگان خویش، ساز و کارهاى جدیدى را جهت تسهیل شیوه‌هاى دسترسی به مواد آرشیوى به خدمت گیرند.
