رقومی سازی آرشیوها نقش مهمى در حفاظت، ذخیره و بازیابى منابع اطلاعاتى و دانش دارند. آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته‌ها و اسنادى گفته مى‌شود که خود حاصل فعالیت‌هاى روزمره و مستمر دیوان‌هاى سابق و ادارات کنونى است و معمولا اسنادى نظیر شرح وظایف، دستورات، خط مشى‌ها، تشکیلات، فعالیت‌هاى اجرایى و نیز مسائل حقوقى، فرهنگى، اجتماعى، نظامى و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله‌هاى فروش، پیش‌نویس مکاتبات و نیز نوارهاى صوتى، نقشه‌ها و مواد دیدارى و شنیدارى است که به سبب ارزش دائمى‌شان در محلى به همین نام نگهدارى مى‌شوند.
هدف اولیه آرشیوها، حفاظت از اشیاى مهم و تاریخى نظیر اسناد متنى (مثل نسخه‌هاى خطى)، اشیاى گرافیکى (مثل نقاشى‌ها و طراحى‌ها)، اشیاى سه‌بعدى (مانند مجسمه‌ها)، مواد دیدارى و شنیداری (نظیر نوارهاى صوتى و ویدیوئى) و نظایر آن‌هاست. علاوه بر حفاظت، هدف دیگر آرشیوها ایجاد امکان دستیابى آسان به اسناد است.
در آرشیوهاى سنتى ابتدا شخص باید سند مورد نظر خود را از میان تعداد زیادى سند برگزیند. سپس بررسى کند که آیا سند مربوطه در آرشیو مورد نظر موجود است یا نه؟ بعد از آن آرشیویست باید آن سند را در اختیار شخص بگذارد و سرانجام آنکه شخص براى کار روى سند مربوطه ناچار است در محل آرشیو بماند و مطالعه کند.
با پیشرفت فناورى و بهره‌گیرى از دستگاه‌هاى میکرو فیلم و میکروفیش و رایانه، این امکان فراهم شده است که به جاى نسخه اصلى اسناد، فتوکپى، تصویر و نسخه رایانه‌اى در اختیار محققان قرار گیرد.
شرکت دانش هم‌آرا از سال ۱۳۸۱ عملا ارائه اینگونه خدمات را در قالب نرم افزار بایگانی اسناد کیداک آغاز کرده است. دیسکت‌هاى حاوى اطلاعات اسناد و بانک‌هاى اطلاعاتى اسناد رقومی شده روز به روز بیشتر از نسخه اصلى اسناد مورد استفاده قرار مى‌گیرند.
آرشیوهاى رقومی راه حلى مناسبی براى رفع مشکلات ناشى از ارائه خدمات آرشیوى به متقاضیان است؛ زیرا جستجو، حمل و نقل و کار روى اسناد رقومی بسیار آسانتر از اسناد آرشیوى کاغذى است.
رقومى سازى از جنبه نظرى باعث مى‌شود که بخش عمده‌اى از محتواى یک آرشیو در دسترس کاربران در شبکه جهانى وب قرارگیرد. در این محیط الکترونیکى، یک محقق می‌تواند از راه دور به مجموعه اطلاعات دسترسى داشته باشد و در عین حال ناچار هم نباشد که آرشیویست‌ها را به فراخوانى اسناد و مدارک وا دارند. امروزه آرشیویست‌ها، بیش از پیش با این ضرورت مواجه هستند که نه تنها باید اطلاعات لازم و ضرورى درباره مجموعه خود را به صورت الکترونیکى ارائه کنند بلکه خود اسناد را نیز باید به صورت الکترونیکى ارائه نمایند. ایجاد دستیابى بیشتر به آرشیوها سبب مى‌شود که مراجعان آنها افزایش یابند و آنها خدمات خود را در دسترس دانشجویان و دیگر گروه‌هایى که ممکن است آشنایى کمى با آرشیوها و نحوه استفاده از آنها داشته باشند نیز قرار دهند.
ایجاد دستیابی بیشتر و سریعتر به آرشیوهاى رقومى دو رویکرد اساسى دارد:
- قرار دادن مجموعه آرشیوى در اختیار کاربران و محققان
- شفافت‌تر کردن وظایف آرشیوها و هدف آنها براى عموم کاربران
امروزه با توجه به گسترش فناورى اطلاعات و افزایش روز افزون اطلاعات و نیازهاى اطلاعاتى افراد، ما به فناورى نوینى براى حفظ و نگهدارى و ارائه خدمات در میان انبوه اطلاعات نیازمندیم. این فناورى نوین که پاسخگوى بسیارى از نیازهاى اطلاعاتى خواهد بود و گام بلندى در راه توسعه علمى کشور بر مى‌دارد، آرشیو رقومى (Digitizing) نام دارد.
تعریف آرشیو دیجیتالى یا به اصطلاح آرشیو رقومی
از آرشیو دیجیتالى یا رقومى تعاریف متعددى شده است:
آرشیو دیجیتالى چیزى بیش از نسخه‌بردارى ساده بیت‌ها از روى یک رسانه ذخیره‌سازى کهنه به رسانه‌اى دیگر نیست، شیوه‌هاى تفسیر و آزمایش بیت‌ها نیز باید حفظ شود. به این دلیل انتقال اطلاعات از یک قالب به قالبى دیگر و از یک نوع نظام رایانه‌ای به نوعى دیگر احتمالا شکل غالب آرشیو دیجیتالى است.
طبق تعریفى دیگر:
آرشیو دیجیتالى مجموعه سازمان یافته یا ساختارمندى از اشیاى دیجیتالى و ابرداده‌هایى است که اشیاء را توصیف مى‌کند. یک شى دیجیتالى مى‌تواند یک کتاب یا صفحه‌اى از یک کتاب، یک عکس، یک صوت، یک نقشه دیجیتالى، یک فایل عددى یا قطعه‌اى از فیلم ویدئویى باشد.
رقومى سازى در آرشیو
اصطلاح رقومى سازى در اساسى‌ترین مفهوم خود به الکترونیکى کردن مواد اشاره دارد. این فرآیند تبدیل یک تصویر آنالوگ به مقادیر عددى است. اسکنر رقومى، تصویرى از موضوع آنالوگ اولیه اعم از اینکه شىء مورد نظر عکس باشد یا یک سند و یا یک نامه دست‌نویس ایجاد مى‌کند. از یک تصویر رقومى مى‌توان به کمک نرم‌افزار تشخیص نورى کاراکترها او.سى.آر (OCR) یک متن قابل بررسى تهیه کرد.
این تصویر که توسط اسکنر به وجود مى‌آید به‌صورت رقمى ذخیره مى‌گردد. براى مثال وقتى یک عکس بر روى یک صفحه رایانه رقومى مى‌شود، تصویر اصلى به طور یکنواخت به نقاطى با مقادیر تعیین شده تقسیم مى‌گردد که با یک جدول تطبیق داده تطبیق داده مى‌شود. الگوى نقطه‌ها توسط رایانه حفظ شده و به محض فرمان دادن، تنظیم و مونتاژ مى‌شود. در ایران سازمان اسناد و کتابخانه ملى از سال۱۳۸۰ تعداد ۷۶۰۰۰ تصویر و عکس تاریخى و از سال ۱۳۸۲ نیز تعداد ۲۰۰۰۰ اسلاید را اسکن نموده است.
داده‌هاى رقومی را که در برگیرنده تصاویر هستند مى‌توان براى ذخیره کردن فشرده نمود. نسبت به شکل آنالوگ، تصویر رقومى فضاى کمترى را اشغال مى‌کند. همانطور که ابى اسمیت به این نکته اشاره مى‌کند:
دایره‌المعارهاى حجیمى که چندین کیلومتر فضاى قفسه‌ها را در شکل آنالوگ اشغال مى‌کند مى‌توانند در یک فایل رایانه‌اى در یک فضاى ناچیز گنجانده شوند.
رقومى کردن مطالب مى‌تواند هم در محیط‌هاى کتابخانه‌اى و هم درمحیط‌هاى آرشیوى انجام شود. در محیط‌هاى آرشیوى، مواد مورد نظر بیشتر دست نوشته‌ها، اسناد و مدارک، عکس، فیلم، نوارهاى ویدئویى و نظایر آنها هستند. باید به این نکته هم اشاره کرد که در شرایط کنونى، رقومى‌سازى یک امکان کافى و مطمئن براى حفظ و نگهدارى اسناد نیست. نظام رقومى ظاهرا کامل به نظر مى‌رسد ولى از آسیب‌پذیرترین اسناد کاغذى نیز شکننده‌تر و آسیب‌پذیرتر است! البته هدف این کار حفظ، نگهدارى و ایجاد پایدارى طولانى مدت در اقلام اطلاعاتى یا محتواى اطلاعاتى آن‌هاست. درست است که هدف نهایى، حفظ اصل اطلاعات است اما زمانى که تخریب جنبه حاد پیدا کند باید اسناد و اطلاعات اصلى را به شیوه‌اى کارآمد بازسازی کرد و ترجیحا این بازسازى بهتر است بر روى یک عامل ثابت که طول عمر زیادى داشته باشد انجام گیرد.
نسخه‌هاى کاغذى و میکرو فیلم‌هاى اسناد که به صورت مناسب نگهدارى شده باشند، مى‌توانند صدها سال دوام داشته باشند اما تاکنون شواهدى مبنى بر پایدارى نسخه‌هاى رقومى براى مدتى بیش از چند دهه وجود ندارد. بدیهى است که رقومى سازى، یک روش حفاظت و نگهدارى اطلاعات با امکانات کافى و لازم نیست. بنابراین تصویربردارى رقومى فاقد پایدارى دائمى و اعتبار میکروفیلم است، زیرا میکروفیلمى که در یک محیط ثابت و پایدار ذخیره شده باشد داراى طول عمر تخمینى چند صد ساله است. همچنین فناورى بررسى و بازبینى میکروفیلم نیز امری نسبتا ساده است و با استفاده از یک دستگاه میکروفیلم خوان مسئله حل مى‌شود.
در مقابل، بررسى فایل‌هاى رقومى رایانه‌اى، به سخت افزار و هم به نرم‌افزار نیاز دارد و حتى بازخوانى اطلاعات کدگذارى شده در چارچوپ یک فایل قدیمى که در یک نظام رایانه‌اى قدیمى ذخیره شده‌اند نیز پرهزینه و دشوار است. بنابراین براى رقومى‌سازى مواد آشیوى به منظور حفظ و نگهدارى آنها باید حتما شیوه‌هاى سنتى حفظ و نگهدارى مواد آرشیوى نیز در نظر گرفته شود، تا به یک روش تلفیقى براى دستیابى، حفظ و نگهدارى اسناد آرشیوى دست یافت.
یکی از ویژگی‌های نرم افزار بایگانی اسناد کیداک بی‌نیاز بودن از نرم‌افزار‌های متفاوت و متعدد و سازگاری با انواع فرمت‌های رایج داده‌ها می‌باشد.
ضوابط انتخاب مواد آرشیوى براى دیجیتال سازى
یکى از ضوابط انتخاب این است که آیا آرشیوها حق کپى بردارى (نسخه بردارى) و انتشار مطالب مورد نظر را دارند یا خیر؟ درگذشته براى حفاظت از مواد آرشیوى از روش‌هاى کپى یا میکروفیلم کردن آنها استفاده می‌شد و این کپى‌ها با مجوز قانونى حق مؤلف در اختیار محققان قرار مى‌گرفت. در آرشیوهای رقومی این نکته باید روشن شود که آیا کپى‌هاى رقومی که درشبکه وب انتشار مى‌یابند نیز تحت پوشش قانون حق مؤلف هستند یا خیر؟
انتشار مواد آرشیوى روى وب و رقومی سازى آنها مشکلاتى را ایجاد کرده است. البته این مشکلات باید در جاى خود حل شوند، زیرا رقومى سازى بدون در نظر گرفتن مسئله دستیابى بیشتر و آسانتر کاربران نمى‌تواند موثر واقع شود. علاوه بر مسئله حق مؤلف، مسائل دیگرى نیز وجود دارد که باید در موقع انتخاب مواد آرشیوى به منظور رقومى سازى مد نظر قرار گیرند.
خط مشى انتخاب مواد آرشیوى را مى‌توان با بررسى خط مشى‌هاى کنونى تدوین کرد. فرآیند انتخاب براى حفظ و نگهدارى مواد آرشیوى در سازمان‌هاى مختلف متفاوت است، لذا پاسخگویى به سؤالات کلى زیر مى‌تواند نقش عمده‌اى را در فرآیند انتخاب مواد آرشیوى ایفا نماید
- با توجه به هدف موسسه، آیا این اقلام براى نگهدارى، قدمت و اهمیت کافى دارند؟
- با توجه به میزان بودجه موسسه براى رقومى سازى، آیا امکان صدمه و خطر به این مواد در حدى است که هزینه را توجیه کند؟
از طرف دیگر با توجه به تقاضاى روز افزون کاربران و مسائلى نظیر حقوق مالکیت معنوى، حق مولف و توانایى بالقوه فناورى رایانه‌اى، پاسخگویى به سؤالات زیر براى تعیین ضوابط انتخاب مواد آرشیوى به منظور رقومى سازى ضرورى است:
- آیا مجموعه مربوطه از ارزش کافى و تقاضاى کافى از سوى کاربران برخوردار است که رقومى سازى را توجیه کند؟
- آیا ما مجوز قانونى لازم را براى ایجاد یک نسخه رقومى داریم؟
- آیا ما اجازه قانونى انتشار نسخه‌هاى رقومى را داریم؟
- آیا ما مواد آرشیوى را مى‌توانیم به شکلى موفقیت‌آمیز رقومی کنیم؟
- آیا ما زیر بناى لازم براى انجام یک طرح تحقیقاتى رقومى را داریم؟
- آیا رقومی سازى منافغى غیر از تهیه یک کپى را در بردارد؟
- آیا هزینه رقومى‌سازى مناسب است؟
بدیهى است کار انتخاب مواد آرشیوى کار وقت گیر و پر زحمتى است، علاوه بر آنکه هزینه‌هاى زیادى براى تهیه اقلام ویژه رقومى سازى و اسکن سناد نیز به آن اضافه مى‌شود. در نتیجه اینگونه مؤسسات باید سعى کنند تا پیشاپیش این نکته را ارزیابى کنند که آیا افزایش دستیابى به مواد براى کاربران مى‌تواند جبران هزینه‌هاى طرح‌هاى تحقیقاتى را بکند؟
راهکار دیگری که وجود دارد تماس با شرکت دانش هم‌آرا و دریافت مشاوره تخصصی رایگان در زمینه انواع سیستم مدیریت اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد می‌باشد.
