در تمام ادارات، سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی خانواده‌ها شاهد اسناد و مدارک کاغذی هستم که حفظ و نگهداری از اهمیت قابل توجه‌ای برخوردار است. نگهداری از اسناد آرشیوی به صورت سنتی و با استفاده از قفسه‌های بایگانی دارای چالش‌ها و معایبی است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
اما قبل از شروع این مقاله لازم است این نکته یادآوری شود که بهترین، امن‌ترین و مقرون به صرفه‌ترین روش بایگانی اسناد و مدارک کاغذی استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای بایگانی و مدیریت اسناد و مدارک است. یک نرم‌افزار مدیریت و آرشیو اسناد و مدارک حرفه‌ای می‌تواند نقش به سزایی در حفظ و نگهداری از اسناد آرشیو ایفا کند.
پرونده چیست؟
هر پرونده مجموعه‌ای از مدارک با موضوع مشابه یا مدارک حاصل از تبادل یا تراکنش مشابه است که به شکل‌های مختلف و معمولاً با استفاده از گیره‌های کاغذ در یک پوشه در کنار یگدیگر قرار داده می‌شوند. انواع مختلف اسناد و مدارک کاغذی عبارتند از:
- مکاتبات دست‌نویس یا تایپ‌شده
- مطالب چاپ شده (جزوه‌ها، گزارش‌ها یا بروشورها)
- نقشه‌ها، طرح‌ها یا پوسترها (که غالباً به صورت لوله شده هستند)
- عکس‌ها، نگاتیوها و عکس‌های رادیوگرافی
افت کیفیت اسناد و مدارک کاغذی
به دلیل کاغذی بودن تمام اسناد موجود در هر پرونده (حتی پوشش آن) لازم است درباره فرآیند تغییر کیفیت اسناد کاغذی اطلاعات کافی داشته باشیم. کاغذ عمدتاً از الیاف سلولزی حاصل از گیاهان ساخته می‌شود. تا همین اواخر، حجم عظیمی از کاغذهای تولید شده ماهیتاً اسیدی یا حاوی ناخالصی‌هایی بودند که با گذشت زمان منجر به تولید اسید می‌شد. اسید موجود در کاغذ کاملاً مخرب بوده و به مرور زمان منجر به زرد شدن یا رنگ پریدگی کاغذ مى‌شود. عوامل زیاد دیگری اعم از کیفیت الیاف به کار رفته برای تولید کاغذ، افزودنی‌ها و ناخالصی‌های موجود و روش تولید، بر کیفیت اسناد کاغذی تأثیرگذار هستند.
جابه‌جایی پرونده‌های کاغذی
مانند تمام موارد آرشیوی دیگر، جابه جایی صحیح پرونده‌های کاغذی به حفظ و نگهداری بلند مدت آنها کمک خواهد کرد. رعایت توصیه‌های زیر در هنگام جابجا نمودن اسناد مدارک قدیمی بسیار مهم است:
- کاغذها را با دقت جابه‌جا کنید.
- اطمینان حاصل کنید که دست‌ها کاملاً تمیز بوده و اثر غذا، روغن یا کرم روی آنها وجود ندارد.
- در هنگام استفاده از اسناد آرشیوی به جای خودکار یا ماژیک از مداد استفاده کنید.
- برای جلوگیری از پاره شدن کاغذ در محل گیره‌های کاغذ، کاغذها را با دقت و در صورت نیاز با استفاده از هر دو دست جابه‌جا کنید.
- از انگشت خیس برای ورق زدن اسناد استفاده نکنید.
- در صورت نیاز به نشانه‌گذاری و تفکیک اسناد یک پرونده، از یک تکه کاغذ سفید استفاده کنید.
- از استفاده از کاغذهای چسبدار اجتناب کرده و پس از اتمام کار بر روی اسناد، کاغذ را از روی پرونده بردارید.
- از نوار چسب یا ابزارهای مرمت استفاده نکنید.
بسته‌بندی و محافظت پرونده‌های کاغذی
پیش از قراردادن پرونده‌ها در بسته‌های محافظ، لازم است تا از این موضوع اطمینان حاصل کنیم که پرونده‌ها عاری از گرد و غبار بوده و تحت تأثیر قارچ، کپک، حشرات قرار نگرفته و در مرحله فساد فعال نیستند. فقره‌هایى که تحت تأثیر قرار گرفته‌اند را باید جدا کرد.
الزامات بایگانی اسناد و مدارک کاغذی
روش قرار دادن پرونده‌ها و اسناد و مدارک کاغذی در جعبه‌ها حائز اهمیت فراوان است که باید برای ذخیره‌سازی پرونده‌ها و دسترسی سریع به آنها مد نظر قرار گیرد.
- در هنگام قرار دادن پرونده‌ها در جعبه، آنها را پشت به پشت هم منظم کنید به طورى که گیره‌های پرونده در قسمت زیرین جعبه قرار گیرند.
- مى‌توان مدارک یا فقره‌های منفرد را به صورت مسطح در انتهای جعبه انبار کرد اما توجه به این نکته ضروری است که نباید تعداد زیادی از اسناد را روی هم قرار داد زیرا بازیابی این اسناد بسیار دشوار خواهد بود و فقره‌های موجود در ته جعبه، کوبیده خواهند شد.
- در صورتی که اسناد آرشیوی نازک از سمت لبه آنها انبار می‌شوند، باید از آنها در برابر پیچش یا پاره شدن کاغذها محافظت کرد.
تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک
تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک باید به نحوی طراحی و تولید شوند که میزان آسیب وارد شده به اسناد آرشیوی را به حداقل برسانند.
- قفسه‌های مناسب برای آرشیو مدارک باید از فلز روکش‌دار ساخته شده باشند. از به کارگیری قفسه‌های چوبی اجتناب کنید زیرا می‌تواند منجر به متصاعد شدن بخارهای مضر شود؛ این بخارها می‌توانند در گسترش آتش نقش داشته باشند و همچنین ممکن است این نوع از قفسه ها به محل زندگی حشرات تبدیل شوند.
- قفسه‌های اسناد آرشیوی باید در حداقل فاصله ۱۵۰ میلی‌متری از سطح زمین قرار داشته باشند.
- اسناد کاغذی نباید در بالای قفسه‌ها انبار شوند زیرا در این حالت ممکن است در مجاورت منابع نور تعبیه شده روی سقف قرار گیرند و همچنین امکان آسیب رسیدن به آنها بر اثر استفاده از آب افشان‌های آتش‌نشانی هم وجود دارد.
- راه‌روهای موجود بین قفسه‌ها باید به شکلی باشد که امکان دسترسی آسان به اسناد و انتقال آن ها وجود داشته باشد.
- باید نزدیک به کمدهای بایگانی اسناد و مدارک، میزهایی با اندازه مناسب قرار داد؛ این کار فضایی برای کارکنان ایجاد می‌کند تا به راحتی و با ایمنی کامل محتوای درون جعبه‌ها و کمدها را کنترل کرده و فقره‌های مجزا را بازیابی کنند.
- کشوهای بایگانی اسناد و مدارک باید به درستی و متناسب با محتوای آنها برچسب‌گذاری شوند تا بتوان فقره‌های مورد نظر را با حداقل جابه‌جایی ممکن، بازیابی کرد.
برای به حداقل رساندن آسیب وارده به اسناد و مدارک کاغذی در حین باز و بسته کردن کشوها باید به نکته‌های زیر توجه کرد:
- کشوها را به آرامی باز و بسته کنید.
- از موانع خاص استفاده کنید تا از خروج کامل کشوها در هنگام باز کردن آنها جلوگیری شود.
- در قسمت جلویی و پشتی کشوها از لبه گیر استفاده کنید تا از افتادن پرونده‌ها روی زمین جلوگیری شود.
مشکلات کنترل آفات
ممکن است آفاتی مانند حشرات و جانوران جونده (مانند سوسک، بید، موش و غیره) به دنبال غذا و سرپناه به سمت محوطه‌های بایگانی اسناد و مدارک جذب شوند. مخصوصاً وقتی این حیوانات گرسنه هستند ممکن است به خوردن مواد کاغذی مانند پرونده‌ها روی بیاورند. برای از بین نرفتن اسناد و مدارک باید نسبت به بیدزدایی و از بین بردن حشرات و جانوران محوطه‌های بایگانی اسناد و مدارک اقدام کرد.
کپی کردن اسناد و مدرک
ممکن است به دلایل مختلف از اسناد و مدارک موجود در پرونده‌ها رونوشت‌بردارى شود:
- برای حفظ و نگه داری اسناد
- ممکن است مدرک اصلی به دلیل استفاده مکرر از آن خراب شده باشد و رونوشت مدرک اصلی جایگزین خود مدرک شود
- گاهی اوقات ممکن است در نمایشگاه‌ها به جای خود مدرک از رونوشت آن استفاده شود.
رونوشت‌بردارى از اسناد و مدارک کاغذی یک مرحله جابه جایی است که نیاز به توجه و دقت خاص دارد تا از به خطر نیافتادن اسناد اطمینان حاصل شود.
- درصورتی که سند آسیب دیده است یا در شرایط بدی قرار دارد؛ باید پیش از تهیه رونوشت، سند را به مرمت‌گر یا محافظ واجد شرایط سپرد.
- صفحه نگه دارنده کاغذ در دستگاه تکثیر باید تمیز باشد.
- نباید برای مدارک آرشیوی از دستگاه هایی استفاده کرد که مدارک را به صورت پیوسته تکثیر می‌کنند.
- عکس‌های اصلی را نباید کپی کرد زیرا ممکن است نور فرابنفش ساطع شده از دستگاه تکثیر به عکس‌ها آسیب برساند.
- پیش از کپی‌برداری از پرونده‌های آرشیوی باید محتویات آنها و تمام گیره‌های فلزی، بست‌ها و چفت‌ها را با دقت جدا کرد.
- ممکن است مدارکی که کمی چین خورده یا لوله شده‌اند، با فشار اندک انگشتان و کف دست صاف شوند. باید مرمت‌گر یا متخصص مربوط پیش از تکثیر، اسنادی را که دارای چین خوردگی‌ها یا تاب‌های شدید هستند، اصلاح کند.
با توجه به مشکلات ذکر شده می‌توان با بهره‌گیری از تکنولوژی، دانش و نوآوری، مشکلات گذشته را بصورت معجزه‌آسایی حل کرد. کارشناسان شرکت دانش هم‌آرا می‌توانند بهترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین راهکار در زمینه آرشیو و مدیریت اسناد و مدارک را در اختیار شما قرار دهند. برای مشاوره تخصصی رایگان با ما تماس بگیرید.
