بایگانی اسناد در واقع از زمانی شکل گرفت که انسان توانست اسناد و مدارک مربوط به زندگی و کسب و کار خود را بر روی مواد بادوام ثبت کند.
همانطور که در قسمت اول این مقاله بیان کردیم، نخستین شواهد بایگانی اسناد در ایران از زمان هخامنشیان در دسترس می‌باشد. همچنین درباره تاریخچه آرشیو اسناد و مدارک در زمان ساسانیان، غزنویان، ایلخانیان، صفویه و قاجار صحبت کردیم و حالا در قسمت دوم این مقاله به تحول سیستم مدیریت آرشیو ایران در دوران معاصر می‌پردازیم.
آغاز بایگانی اسناد در دوران معاصر ایران
دکتر هربرت انجل (Herbert Angel) اعتقاد دارد نخستین اقدامات در زمینه بایگانی اسناد در ایران توسط یک گروه بلژیکی – فرانسوی که برای اصلاح سیستم گمرکی ایران استخدام شده بودند، شکل گرفت.
این گروه در بین سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی در ایران مشغول به کار بودند و با فعالیت‌های خود یک سیستم بایگانی اسناد و مدارک گمرکی ایجاد کردند.
در سال ۱۳۰۴ خورشیدی وزیر مالیه وقت به مقامات رسمی ایران پیشنهاد کرد که براساس روشی که هیئت مذکور ایجاد کرده بود، توصیه‌هایی به سایر موسسه‌ها و دوایر دولتی شود؛ اما چنین روشی از همان ابتدا در تمام ادارات به وجود نیامد.
نخستین بار در سال ۱۳۰۹ خورشیدی هیأت وزیران تصویب کرد که مرکز اسناد دولتی تشکیل شود و بر اساس آن تمام اسناد سال‌های قبل از ۱۲۸۸ خورشیدی شامل قراردادها، امتیازات و مذارک ایجاد هرگونه موسسه دولتی یا سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات و… به استثنای عهدنامه‌های سیاسی از اداره‌ها جمع‌آوری شوند و به اتاقی که در کاخ گلستان توسط وزارت مالیه در نظر گرفته شده بود منتقل و در وضعیت بهتری نگهداری شوند. جمع‌آوری این اسناد هسته اولیه‌ی آرشیو ملی ایران به شمار می‌رود.
در سال ۱۳۲۹ خورشیدی وزیر دارایی وقت پیشنهاد تدوین قانونی در خصوص تنظیم و ترتیب اسناد و صلاحیت امحای اوراق زائد را پیشنهاد کرد که به علت نارسا بودن لایحه، به مجلس ارئه نشد. در سال ۱۳۳۳ خورشیدی لوایح سه‌گانه تاسیس آرشیو ملی – امحای اوراق زائد و بایگانی دولتی توسط موسسه علوم اداری تهیه و پیشنهاد شد، اما هیچکدام به مرحله اجرا نرسید.
اولین لایحه دولت برای کسب مجوز قانونی برای امحای اوراق زائد در سال ۱۳۵۵ به مجلس سنا ارسال شد. این لایحه که با عنوان “قانون راجع به از بین بردن نوشته‌ها و امحاء اوراق غیر قابل استفاده موجود در بایگانی‌ها و ادارات مستقل و بنگاه‌های دولتی” در وزارت دادگستری تهیه شده بود، با سوءظن و مخالفت سناتورها مواحه شد.
آن‌ها معتقد بودند اسناد با ارزش و بی‌ارزش لازم و ملزوم یکدیگر هستند و ممکن است با تصویب این قانون خسارات جبران ناپذیری از نظر فرهنگی، ادبی و تاریخی به کشور و شرح حال اشخاص وارد شود. این مخالفت‌ها باعث شد که به مدت ده سال این موضوع مسکوت باقی بماند.
