مشاهده یک آرشیو دیجیتال جامع و کامل روى شبکه وب یک ایده‌آل براى کاربران است. مؤسسات و سازمان‌هاى بسیارى در جهان وجود دارند که سعى در دیجیتال سازى آرشیوهاى خود دارند. ایجاد هماهنگى میان این موسسات ضروری است، زیرا با هماهنگى مى‌توان از دیجیتال سازى موادى که در حال حاضر به صورت الکترونیکى وجود دارند خوددارى کرد و این تا حدود زیادى موجب صرفه‌جویى در هزینه‌هاى اجرا و راه‌اندازى این فناورى خواهد شد.
موضوع دیگرى که باید در هنگام تصمیم‌گیرى براى دیجیتال سازى یک مجموعه آرشیوى درنظر گرفت، میزان آمادگى مورد نیاز است. احتمال دارد که مواد موجود به صورت منفرد توصیف نشده باشند، بنابراین شخص ناچار است که همه مجموعه را بررسى کند و موادى را که باید دیجیتالى شوند تعیین نماید.
اسکن اسناد و ایجاد آرشیو دیجیتال
وقتى مواد انتخاب شدند باید از لحاظ فیزیکى براى تصویربردارى یا همان اسکن اسناد آماده شوند و تحقیقات لازم جهت ایجاد آرشیو دیجیتال انجام گیرد تا بتوان توضیحى براى آن تصویر تهیه کرد. اگر تنها هدف آرشیوهاى دیجیتال، حفظ و نگهدارى از مواد آرشیوى بود، تنها اسکن اسناد و قرار دادن تصاویر اسکن شده در فایل الکترونیکى کافى بود، اما چون هدف اولیه همه آرشیوهاى دیجیتال ایجاد امکان دستیابى سریع کاربران به مواد آرشیوى است لذا تحقیقات بیشترى را از سوى سازمان‌ها مى‌طلبد.
ایجاد سیستم مدیریت اسناد و مدارک
دستیابى بیشتر و سریعتر به مواد آرشیوى از طریق وب یا شبکه‌‌های محلی مسئله جدیدى را براى آرشیوهاى رقومى مطرح مى‌سازد. آرشیویست‌ها در زمینه دسترسى به مواد و مطالب محرمانه و حساس با محذورات اخلاقى مواجه هستند. آنها از طرفى باید پاسخگوى نیازهاى محققان باشند و استفاده از مجموعه آرشیوى را آسان سازند؛ از طرف دیگر باید موارد قانونى و حقوقى پدیدآورندگان اسناد و حقوق شخصى افراد ثالثى که آن سندها درباره آن‌هاست را نیز رعایت و حفظ کنند.
اینجاست که نیاز به یک نرم افزار یکپارچه‌سازی سرویس‌های سازمانی (ESB) بیش از پیش احساس می‌شود. اینگونه نرم‌افزارها با ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک هوشمند و قدرتمند، می‌توانند سطح‌های مختلف کاربری را ایجاد و اسناد و مدارک را بر اساس حق دسترسی و نیازهای کاربران در اختیار آنها قرار دهند.
با توجه به آنچه گفته شد، شرکت دانش هم‌آرا علاوه بر ارائه جامع‌ترین نرم افزار بایگانی اسناد در کشور، خدماتی مانند مشاوره در زمینه مدیریت اسناد، ساماندهی مرکز اسناد و اسکن اسناد و مدارک ارائه می‌دهد تا قبل از دیجیتال‌سازی اسناد و مدارک سازمان شما، بهترین راهکار و خط مشی ممکن اتخاذ گردد.
