منظور از آرشیو اسناد محلی است که معمولا سندهای روزمره شرکتها، سازمانها و نهادهای گوناگون براساس اصول علمی در آنجا نگهداری میشود. ایجاد و راهاندازی بایگانی اسناد یکی از فنون و تکنیکهای رایج است که به عنوان یک مرکز غنی از منابع مختلف دیداری، شنیداری و نوشتاری به شمار میآید.
هنوز بعضی از شرکتها، ادارت و سازمانها از روشهای سنتی بایگانی اسناد استفاده میکند و بعضا نهتنها جایگاه و محلی را برای آن در نظر نگرفتهاند، بلکه شاید از روشهای نوین آرشیو اسناد و مزیتهای آن نیز اطلاعات و آگاهی چندانی نداشته باشند؛ بنابراین در این مقاله از وبلاگ شرکت دانش همآرا سعی کردیم مطالبی قابل توجه و اطلاعاتی مفیدی را دربارهی روشهای بایگانی اسناد مخصوصا نرمافزار آرشیو اسناد برای همهی خوانندگان گرامی ارائه کنیم.
تعریف آرشیو و بایگانی اسناد
آرشیو (Archive) واژهای فرانسوی است که معادل فارسی آن «بایگانی» میباشد. آرشیو اسناد یا به عبارتی بایگانی اسناد راهکاری است برای حفظ و نگهداری از سوابق اسناد و مدارک سازمانها، شرکتها، افراد و… که در طول زمان ایجاد شدهاند.
فدراسیون بینالمللی آرشیوهای رادیو و تلویزیونی(فیات) بایگانی را محل نگهداری از نسخههای چاپی و غیرچاپی مانند کتاب، روزنامه، تصویر، نقشه، فیلم، صدا و… میداند که به شکلی سازماندهی شده و یا تقریبا نیمه سازماندهی شده، مرتب و منظم شده باشند.
انواع منابع آرشیوی، تفاوتها و چالشهای بایگانی آنها
آرشیو اسناد شامل منابع نوشتاری و منابع دیداریشنیداری میشود؛ که هر کدام نیاز به شرایط و ویژگیهای خاصی برای حفظ و نگهداری دارند.
استفاده از منابع دیداریشنیداری یا سمعی و بصری (Audiovisual) مانند فیلمها، عکسها، صداها، پوسترها، اسلایدها و… نیازمند تجهیزات و دستگاههای بازبینی و بازشنوایی هستند و پایداری و مقاومت آنها به مراتب کمتر از منابع نوشتاری است.
کمی رطوبت و تغییر دما باعث فاسد شدن منابع دیداری و شنیداری و آسیبدیدگی شدید آنها میشود.
همچنین منابع سمعیبصری برخلاف منابع نوشتاری معمولا تک نسخه هستند و نیاز به حفاظت و نگهداری بیشتری دارند.
آرشیو اسناد نوشتاری
به صورت سنتی برای نگهداری و آرشیو اسناد نوشتاری از زونکنها و جعبههای بایگانی استفاده میشود و پس از فهرستبندی و شمارهگذاری در قفسه و کمدهای بایگانی قرار میگیرند.
این روش علاوهبر ریسک بسیار، فضای زیادی را اشغال میکند و کمی رطوبت، آتشسوزی و حوادثی از این دست باعث آسیبدیدگی و یا نابودی کامل اسناد میشود.
بایگانی اسناد دیداری و شنیداری
منابع دیداری و شنیداری پدیدهای تقریبا نوظهور هستند که در دهه ۲۰ میلادی با سرعت بسیار رشد پیدا کردند.
همزمان با رشد منابع سمعی و بصری، دستگاهها و تجهیزات ذخیرهسازی این منابع مانند نوارهای ویدیویی، لوحهای فشرده، هارددیسکها و… هم شاهد رشد چشمگیری بودند. اما هیچ کدام از این تجهیزات راهکار مناسبی برای حفظ، نگهداری و بایگانی اسناد دیداری و نوشتاری نیستند!
بهترین راهکار نگهداری از منابع آرشیوی
مدیریت و آرشیو اسناد فرآیندی بسیار طولانی و بلندمدت است. استفاده از تکنولوژیهای نوین مانند نرمافزار آرشیو دبجیتال، کمک میکنند که اسناد و مدارک به منظور حفاظت و نگهدارى دائمى در مخزن ویژه و با شرایط استاندارد نگهدارى شوند.
نرمافزار بایگانی اسناد یا به عبارتی سیستم مدیریت اسناد هوشمند، علاوه بر اینکه منابع آرشیوی را با سرعت در اختیار کاربران قرار میدهد، شامل تواناییها و ویژگیهای کمنظیر و پیشرفتهای میباشد که باعث حفظ امنیت و سلامت منابع آرشیوی میشود.