با رشد فن‌آوری و افزایش حجم داده‌های مورد نیاز در سازمان‌ها، لزوم استفاده از آرشیوهای دیجیتال یا همان نرم افزار بایگانی اسناد به منظور محافظت و مدیریت اسناد و مدارک بیش از گذشه احساس می‌شود. نرم افزار آرشیو اسناد وظایف گوناگونی را در یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک بر عهده دارد که در ادامه بررسی می‌شود.
حفاظت از آرشیوهای دیجیتال
اولین وظیفه آرشیوهاى دیجیتال تضمین حفاظت اسناد و مدارک در آرشیوهاست. بر خلاف اسناد متنى، به رسانه‌هاى رقومى فقط از طریق ترکیب با محیط‌هاى سخت‌افزارى و نرم‌افزارى خاص میتوان دسترسى پیدا کرد. آرشیوهاى دیجیتال یا همان نرم‌افزارهای آرشیو الکترونیک اسناد با استفاده از قالب‌هاى کدگذارى قادر به حفاظت داده‌ها و اطلاعات دیجیتال هستند.
براى اطمینان از حفاظت رسانه‌هاى دیجیتال، هم اطلاعات دیجیتال و هم نرم‌افزارها باید از یک نسل فناورى رایانه‌اى به نسل بعدى منتقل شوند که این یک تلاش گران و وقت‌گیر است.
با استفاده از فناوری‌هاى دیجیتال، همه انواع رسانه‌ها نظیر متن، تصویر، نوارهاى صوتى و ویدئویى به جریان تعداد بیتهایى که مى‌توانند به سهولت در سرتاسر کانال‌هاى رسانه‌هاى دیجیتالى فرستاده شوند، تبدیل مى‌شوند.
دسترس‌پذیری اسناد در نرم افزار آرشیو دیجیتال
دستیابی به اسناد و مدارک در محیط وب یا شبکه‌های داخلی سازمان‌ها، از هر نقطه ارتباطى امکان‌پذیر است و آرشیوهای دیجیتال مى‌توانند به طیف گسترده‌اى از کاربران خدمات ارائه دهند. دستیابى به اسناد موجود در آرشیوهاى دیجیتال از طریق قابلیت‌هاى بازیابى و جستجوى مناسب در یک مخزن دیجیتال امکان‌پذیر است.
دو فرآیند به منظور بازیابى اطلاعات در آرشیوها وجود دارند که عبارتند از:
- فرایند خودکار (نظریه نمایه مقلوب) که معمولا در اسناد متنى استفاده شده است و در مورد اسناد دیدارى و شنیدارى کمتر امتحان شده است.
- فرایند دستى (نظیر کلید واژه‌ها) که معمولا برای به تصویر کشاندن رسانه‌هاى مستقل به کار مى‌رود و عینیت کمترى دارد و در حال حاضر در نمایه‌سازى کمتر به کار مى‌رود.
خدمات ارزش افزوده
در صدر خدمات آرشیوهای دیجیتال، شمارى از خدمات با عنوان خدمات ارزش افزوده تعریف و اجرا می‌شوند.
خدمات ارزش افزوده، هدف فردى آرشیو رقومى را منعکس مى‌کند. نمونه ساده چنین خدمتى قابلیت چاپ اسناد منتخبى است که در یک آرشیو یافت مى‌شود و خدمات پیشرفته آن شامل قابلیت‌هایى براى خصوصى‌سازى آرشیو است. منظور از خصوصی‌سازی ایجاد سطح دسترسی برای هر کاربر می‌باشد تا آن کاربر تنها به اطلاعاتی که مجاز است دسترسی داشته باشد.
به صورت کلی یک نرم‌افزار بایگانی اسناد پیشرفته مانند کیداک باید دارای ویژگی‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم باشد. هر چند نرم افزار آرشیو مدارک و سیستم مدیریت اسناد کیداک دارای قابلیت‌ها و ویژگی‌‌های بی‌نظیری است که آن را از هر نظر در بین محصولات موجود در بازار ایران متمایز می‌کند.
اگر قصد دیجیتال‌سازی آرشیو اسناد خود را دارید و یا می‌خواهید آرشیو دیجیتال موجود خود را ارتقا دهید، با کارشناسان ما در شرکت دانش هم‌آرا تماس بگیرید.
