آرشیو الکترونیک اسناد راهکاری است که به شرکتها و سازمانها کمک میکند هزینههای جاری خود را به شکل چشمگیری کاهش دهند. در وضعیت فعلی کشور مسئله کاهش هزینه برای سازمانها یک چالش جدی است و این چالش زمانی بیشتر مورد توجه قرار میگیرد که یک سازمان برای بهرهوری بیشتر و کاهش هزینهها نیازمند صرف هزینه باشد!
این مقاله چند سال قبل توسط شرکت دانش همآرا منتشر شد. اما امروز تصمیم گرفتیم با توجه به افزایش قیمت دلار و به طبع آن افزایش نرخ تورم و هزینههای جاری سازمانها، یکبار دیگر این مقاله را بازنویسی کنیم تا با شرایط فعلی کشور و سازمانها مطابقت بیشتری داشته باشد. ما در این مقاله با رویکردی سازمانی و بیان مثالهای واقعی به شما نشان میدهیم که چگونه آرشیو الکترونیک اسناد میتواند باعث کاهش هزینه و افزایش بهرهوری در سازمان شما شود.
بازگشت سرمایه و کاهش هزینهها با آرشیو الکترونیک اسناد
آنچه در سازمانهای کشور میبینیم این است که بحث آرشیو الکترونیک اسناد یک اولویت گذراست! یعنی هرگاه مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف خود با مشکلی روبرو شوند و برای رفع آن نیازمند دسترسی به اسناد باشند، ایجاد آرشیو الکترونیک اسناد به عنوان یک اولویت اصلی در دستور کار قرار میگیرد؛ اما با گذر از این دوره، ایجاد آرشیو دیجیتال اسناد از اولویت خارج شده و مجددا برای دستیابی به مدارک میبایست به انبوه قفسهها در بخشهای مختلف یک سازمان مراجعه کنیم.
صرفنظر از هزینههایی که یک سازمان در اثر فقدان یک سیستم مناسب مدیریت و بایگانی اسناد ممکن است متحمل شود؛ قصد داریم در اینجا صرفا به مبحث Return on investment یا به اختصار ROI بپردازیم که به معنای «بازگشت سرمایه» میباشد. در واقع نشان میدهیم آرشیوهای دیجیتال با چه منطقی در بلند مدت علاوه بر افزایش راندمان، کاهش هزینهها و محافظت از اسناد و مدارک شما، سرمایه اولیهای که صرف پیادهسازی آنها شده است را باز میگردانند.
بر اساس مطالعات موسسه Gartner، کاهش هزینه تنها یکی از صدها نتایج مثبت ایجاد نسخه الکترونیکی از اسناد کاغذی است. به این دلیل که بررسیهای صورت گرفته بر مبنای هزینه و درآمدهای ایالات متحده آمریکا صورت گرفته است در این بخش سعی شده است میزان صرفهجویی با موقعیت کنونی سازمانهای متوسط ایران مطابقت داده شود:
هزینه نگهداری
اجاره یک دفتر کار 50 متری حدودا ماهیانه 12,000,000 میلیون تومان هزینه دارد و اگر فرض کنیم هر قفسه بایگانی فقط یک متر مربع از فضای اداری را اشغال میکند. بنابراین اجاره فضای مورد نیاز هر قفسه در طول یک سال (12 ماه) در حدود 2,880,000 تومان هزینه دارد.
(اجاره ماهیانه ÷ متراژ × 12 ماه) = اجاره یک متر مربع واحد اداری به مدت یکسال
هزینههای دیگری مانند هزینه زونکن و سایر ملزومات، نظافت، نور، تهویه و… هم وجود دارند که ماهیانه در حدود 100,000 تومان برای هر متر مربع در نظر میگیریم. یعنی سالیانه 1,200,000 تومان.
پس هزینه نگهداری سالانه هر قفسه یا فایل (صرف نظر از قیمت خرید آن) در حدود 4,080,000 تومان است.
شرح هزینه | مبلغ (تومان) | واحد | تعداد | مبلغ کل (تومان) |
ارزش اجاره هر متر مربع فضای اداری | 240,000 | در هر ماه | 12 | 2,880,000 |
هزینه ملزومات ، نظافت و نگهداری هر متر مربع | 100,000 | در هر ماه | 12 | 1,200,000 |
جمع کل | 4,080,000 |
هزینه نیروی انسانی
طی بررسیهای انجام شده توسط موسسه گارتنر هر کارمند در سال به طور متوسط 150 ساعت را صرف یافتن سندهای مورد نیاز خود میکند! اگر این آمار در ایران نیز صادق باشد، با در نظر گرفتن حداقل حقوق یک کارمند اداری (سالیانه 54,000,000 تومان) هزینه سالانه ساعتهایی که صرف یافتن اسناد میشود چیزی در حدود 3,894,230 تومان است.
حقوق سالیانه ÷ (8 ساعت × 260 روز کاری) = دستمزد هر ساعت
دستمزد هر ساعت × 150 = هزینه سالانه یافتن اسناد
شرح هزینه | واحد | مبلغ (تومان) هر ساعت حقوق | تعداد | جمع کل (تومان) |
زمان صرف شده برای یافتن اسناد در سال | ساعت | 25,961 | 150 | 3,894,230 |
در واقع هر کارمند یک ماه از سال را بدون بازدهی خواهد بود!
حالا با فرض اینکه سازمان ما 20 کارمند و 20 قفسه دارد، به نتایج جدول زیر میرسیم:
ردیف | شرح هزینه | تعداد | هزینه محاسبه شده برای هر مورد | هزینه کل (تومان) |
1 | نیروی انسانی مرتبط با اسناد | 20 نفر | 3,894,230 | 77,884,600 |
2 | نگهداری اسناد در فضای اداری | 20 قفسه | 4,080,000 | 81,600,000 |
جمع کل | 159,484,600 |
در ارقام جدول بالا هزینههای ذیر محاسبه نشده است:
- هزینه بایگانی هر سند کاغذی: هر سند کاغذی برای بایگانی به طور میانگین 6 دقیقه زمان به خود اختصاص میدهد و به طور متوسط در هر روز کاری حداقل 200 سند جدید بایگانی میشود.
- هزینه خرید تجهیزات و ملزومات مصرفی بایگانی
- هزینه خرید کاغذ
- تاثیرات زیست محیطی با تکثیر بیرویه مدارک کاغذی: برای تولید هر تن خمیر کاغذ سه تن چوب جنگلی مورد استفاده قرار میگیرد و بدیهی است با استفاده از آرشیو الکترونیک اسناد و عدم تکثیر بیرویه اسناد، روزانه چندین هزار اصله درخت باقی خواهند ماند.
- هزینههای قابل توجه مفقود شدن اسناد یا آسیبهای احتمالی دیگر.
در مجموع با توجه به هزینه و ریسک بالای نگهداری و آرشیو اسناد به روش سنتی، استفاده از آرشیو الکترونیک اسناد میتواند سالیانه 159,484,600 تومان در هزینههای یک سازمان با 20 نفر پرسنل و 20 قفسه بایگانی صرفهجویی کند.
بنابراین یک سازمان در یک دوره 10 ساله در حدود یک و نیم میلیارد تومان به خاطر نداشتن سیستم مدیریت اسناد هزینه میکند، در حالیکه نه تنها این هزینه کمتر نمیشود بلکه افزایش نیز خواهد داشت.