ماژول الگوی اسناد (Document template) در نرم افزار مدیریت اسناد کیداک کمک می‌کند هنگام تولید سند و نامه‌نگاری‌های سازمانی، کارهای تکراری و زمان‌بر را حذف شود و علاوه بر کاهش چشمگیر خطاها، باعث صرفه‌جویی در وقت کارمندان می‌شود.
با بهره‌گیری از این ماژول در هنگام ایجاد و نگارش مستند جدید می‌توانید به آسانی و بدون نیاز به صرف زمان زیاد و انجام کارهای تکراری، اقدام به تولید سند مورد نظر خود نمایید. بدین منظور کافیست الگوی سند جدید خود را بر اساس الگوهایی که از قبل آماده و در نرم‌افزار بارگذاری شده است، انتخاب و شروع به درج اطلاعات مد نظر خود نمایید.
از دیگر ویژگی های ماژول الگوی اسناد می‌توان به الصاق تصویر امضا، مهر و… هر یک از مدیران و تاییدکنندگان سند تولید شده به صورت اتوماتیک و بر اساس الگوی انتخابی اشاره کرد.
در صورت وجود و بهره‌گیری از ماژول گردش سند امکان به گردش درآمدن سند تولید شده در سطح سازمان و بر اساس فرآیند از قبل تعریف شده در نرم‌افزار وجود خواهد داشت. همچنین امکان مشارکت در تولید اسناد به صورت گروهی، اخذ تاییدیه‌های مورد نیاز در تولید یک سند، مستندسازی هوشمند دستورالعمل‌های سازمانی و غیره نیز امکان‌پذیر می‌شود.
در این ماژول علاوه بر ساده‌سازی فرآیندهای تولید سند و نامه‌نگاری‌های سازمانی، امکان جستجوهای گوناگون مانند جستجوی داخل متن سند، جستجوی فراداده‌ای، جستجو بر اساس نوع سند و همچنین نگهداری سوابق تغییرات یک سند، بازگردانی به نسخ قبلی با استفاده از امکان Versioning و… امکان‌پذیر است.
ماژول الگوی اسناد باعث کاهش چشمگیر هزینه‌‌های تولید اسناد، شامل زمان و منابع سخت‌افزاری سازمان‌ها می‌شود و بازگشت سریع سرمایه، خرید آن را توجیه‌پذیر و مقرون به صرفه می‌کند.
الگوی صورتجلسات، دستورالعمل‌ها، گزارشات و… در نرم افزار مدیریت اسناد هوشمند keydoc به صورت پیش فرض موجود می‌باشد و سایر الگوهای مورد نیاز سازمان نیز توسط کارشناسان خبره بخش پشتیبانی شرکت دانش هم‌آرا تعریف و به الگوهای موجود اضافه خواهد شد.
همچنین تیم آموزشی ما نحوه ایجاد، ویرایش و مدیریت الگوهای ایجاد شده را به مدیر نرم‌افزار سازمان شما، آموزش می‌دهند تا بتوانید به راحتی و بدون وابستگی از این ماژول استفاده کنید.
امکانات ماژول الگوی اسناد (Template)
- طراحی نامحدود الگو بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی
- نگهداری نسخه‌های یک سند و کنترل ورژن اسناد
- امکان تعریف انواع فیلدهای اسناد سازمانی
- امکان درج کد سیستمی و یا دستی در نامه‌ها به صورت اتوماتیک
- امکان الصاق تصویر امضاء، مهر و… کاربران و درج آن در محل انتخابی در الگوی اسناد تعریف شده