ماژول گردش سند (DocFlow) از ماژول‌های بسیار مهم و کاربردی نرم افزار مدیریت اسناد هوشمند و آرشیو الکترونیک اسناد Keydoc می‌باشد که در اینجا به معرفی آن می‌پردازیم.
فرآیندهای اداری در سازمان‌ها دربرگیرنده اسناد مهمی است که گردش ایمن آن‌ها در سازمان، بدون آسیب دیدن اصل سند و با رعایت اصل محرمانگی و سطوح دسترسی، جزء ضروری‌ترین نیازهاست.
نرم افزار مدیریت و آرشیو دیجیتال اسناد کیداک (keydoc) یک موتور گردش سند برای تعریف پویا و ساده‌سازی فرآیندهای اداری و نیز کمک به کارمندان برای ارتباط با یکدیگر را فراهم نموده است. این نرم افزار سازمانی براساس استانداردهای جهانی با پیوند دادن فرمت‌های مختلف متنی، صوتی و تصویری اسناد با فرآیندهای اداری و به عبارت دیگر بوسیله تعریف روال‌های کاری مختلف برای اسناد، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تمامی فرآیندهای گردش اسناد مورد نیاز خود را در نرم‌افزار پیاده‌سازی نمایند. نکته حائز اهمیت و متمایز این ماژول امکان بایگانی اسناد، ذخیره‌سازی و آرشیو مدارک و نیز نمایش فرمت‌های مختلف در هر مرحله از گردش اسناد در داخل نرم‌افزار و بدون نیاز به باز نمودن هرگونه نرم‌افزار دیگر می‌باشد.
بوسیله ویژگی‌های گسترده و توسعه‌پذیر ماژول گردش سند در نرم افزار مدیریت اسناد کیداک به کسب و کارها امکان مدیریت گردش اسناد با ترکیبی از دو مفهوم اساسی مدیریت اسناد و مدیریت گردش کار ارائه می‌گردد که با استفاده از‌آن کارایی و اثربخشی فرآیندها به صورت چشم‌گیری ارتقا می‌یابد.
در سیستم مدیریت اسناد کارمندان واحدهای مختلف سازمان می‌توانند در صورت داشتن مجوزهای امینتی تعریف شده در نرم‌افزار، مدارک مرتبط با عنوان شغلی خود را به صورت الکترونیکی ذخیره و سازماندهی نموده و با جستجوی هوشمند و پیشرفته به راحتی مشاهده نمایند.
ویژگی‌های ماژول گردش اسناد در نرم افزار مدیریت و آرشیو دیجیتال اسناد کیداک
- محیط کاملاً وب‌بیس (مبتنی بر web) و سازگار با مرورگرهای مختلف
- ثبت نظر در هر مرحله از گردش سند
- تعیین زمان برای هر مرحله از گردش اسناد
- تعریف انواع گردش کار به صورت Statemachine و…
- مانیتور کردن گردش کارهای تعریف شده
- تعریف روال‌های کاری برای سندها
- کنترل و مدیریت چرخه عمر اسناد (Life cycle)