ماژول کدینگ اسناد (Document Coding) یکی از ویژگی‌های ضروری سیستم مدیریت اسناد و مدارک می‌باشد. با توجه به اینکه این ماژول در نرم افزار آرشیو اسناد Keydoc به صورت کاملا تخصصی و پیشرفته پیاده‌سازی شده است، با این ویژگی بیشتر آشنا می‌شویم.
برای کنترل اسناد و مدارک یک سازمان، مستندات آن باید از طریق کد منحصر بفردی شناسایی و ردیابی شود. کدینگ اسناد (کدگذاری مدارک) سال‌هاست به عنوان روشی ساده و دقیق برای تعیین هویت مدارک و اموال در سطح شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
با کمک سیستم کدگذاری با همان ماژول کدینگ اسناد کیداک، جریان اطلاعات به ویژه جریان اطلاعات محصول و موجودی‌ها تسهیل شده و تمام واحدها به ویژه در سازمان‌های بزرگ برداشت یکسان و ثابتی را از هر کد دارند که صحت اطلاعات برنامه‌ریزی را تأمین می‌کند.
در هیچ یک از استانداردهای سیستم‌های مدیریت اسناد، الزامی در خصوص ساختار کدگذاری مدارک ارائه نشده است و روش کدگذاری متناسب با نوع و اندازه سازمان قابل تعریف می‌باشد.
یکی از پر کاربردترین بخش‌های موجود در نرم افزار مدیریت اسناد Keydoc، ماژول کدینگ است که قابلیت بومی سازی (سفارشی‌سازی) برای سازمان‌های مختلف با توجه به دستورالعمل کدگذاری آن سازمان را دارد.
کدینگ طراحی شده در نرم افزار بایگانی اسناد Keydoc تمام خواسته‌ی سازمان‌ها را در چهار دسته‌بندی تامین می‌کند:
- کدینگ سازمانی
- کدینگ محصولات
- کدینگ انبار
- کدینگ کالا
با توجه به انعطاف‌پذیری این ماژول در پیاده‌سازی کدینگ اسناد پیچیده، شرکت دانش هم‌آرا توانسته است کدینگ بسیاری از سازمان‌ها را با کمک نرم‌افزار مدیریت و آرشیو دیجیتال اسناد کیداک پیاده‌سازی نماید.
امکانات ماژول کدینگ اسناد نرم افزار کیداک
- تعریف فیلدهای سریالی (Counter)
- امکان تعریف انواع فیلدهای شرکت‌کننده در کدینگ مانند Text – Number – Date – Select List – Binary
- تعریف نامحدود کدینگ
- امکان تعریف چند شمارنده در یک کدینگ
- تعریف فیلدهای شرکت‌کننده در کدینگ و تاثیرگذار در شمارنده (Counter)
- تعریف فیلدهای شرکت‌کننده در کدینگ بدون تاثیر در شمارنده (Counter)
- تعریف تعداد کاراکترهای هر بخش از کدینگ
- اجبار در ورود اطلاعات فیلدهای شرکت‌کننده در کدینگ
- امکان ترکیب چند کدینگ مستقل در داخل یک کدینگ جدید
- امکان استفاده از بعضی بخش‌های یک کدینگ در کدینگ دیگر