برای اطمینان از اعتبار سندها در نرم افزار آرشیو دیجیتال اسناد از ماژول امضای دیجیتال (Digital Signature) استفاده می‌شود. امضای دیجیتال مانند امضاء دست‌نویس منحصر به فرد است و با الگوریتم‌های ویژه‌ی ریاضی هویت کارمندان سازمان را احراز می‌کند و با توجه به نقش کاربری و سطح دسترسی، اسناد را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. به وسیله این روش از جعل و مخدوش شدن اسناد و مدارک سازمانی جلوگیری می‌شود.
با حرکت سازمان‌ها به سمت سیستم‌های نرم‌افزاری و مکاتبات بدون کاغذ (Paperless) و پیرو آن حذف امضاء یا مهر گرم جهت تایید یک سند توسط کاربران، اهمیت حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات در تبادل اسناد سازمانی بیشتر شده است.
شرکت دانش هم‌آرا به عنوان یک شرکت دانش بنیان با استفاده از پیشرفته‌ترین الگوهای رمزنگاری در نرم افزار مدیریت اسناد هوشمند کیداک، امکان استفاده از امضای دیجیتال را فراهم نموده است.
در این ماژول با استفاده از الگوهای رمزنگاری برای هر کاربر یک امضای دیجیتال منحصر به فرد ساخته می‌شود که با انتخاب گزینه مربوطه به سند الصاق می‌شود. بنابراین تا زمانی که سندی دارای امضا باشد بجز کاربر امضاکننده، شخص دیگری امکان دخل و تصرف در سند را ندارد و با این روش ضریب امنیت اسناد در تمام فرآیندهای مدیریت اسناد تضمین می‌گردد.
ویژگی‌های ماژول امضای دیجیتال
- از بین رفتن ریسک جعل امضا اسناد سازمانی نسبت به مهر و امضای گرم
- امکان احراز هویت ارسال‌کننده سند در فرآیندهای سازمانی برای دریافت‌کننده اسناد
- اطمینان از عدم ویرایش اسناد توسط فردی غیر از امضاکننده سند و در نتیجه مخدوش نشدن اسناد سازمانی
- عدم امکان کتمان تایید و امضا سند به جهت استفاده از الگوریتم رمزنگاری پیشرفته